Toutes les astuces du module Documents (dès version 2.0)

1. Suivre la validité des documents

Pour suivre la validité des documents, vous pouvez créer un champ libre « Date d’échéance ». Vous pourrez ensuite le compléter pour chaque document :

Pour créer ce champ, il faut aller dans les Options, section Documents et modifier le champ Documents Custom Field, en collant le code disponible sous l’image :

 {

    "index": x,

    "caption": {

      "en": "Expiry date",

      "fr": "Date d'échéance",

      "de": null,

      "it": null

    },

    "description": null,

    "type": "tDate",

    "showToCollaborators": true,

    "showInMain": true,

    "validators": "std.required",

    "enumParameters": null

  }

Attention : si vous avez déjà d’autres champs libres paramétrés ici, pensez à change le numéro d’index pour en mettre un pas encore utilisé.

Cliquer sur Sauvegarder pour enregistrer :

Sur un document en mode édition, vous pouvez désormais indiquer la date d’échéance :

Cette date apparaîtra directement dans la liste des documents :

Vous pouvez trier cette colonne pour voir rapidement les documents les plus obsolètes et nécessitant une révision.

Il est également possible de paramétrer des notifications pour informer un responsable de processus lorsque ses documents doivent être revus. Optimiso permet également de notifier automatiquement les collaborateurs concernés lors de la mise d’un document ou lors de sa création. 

Ci-dessous un exemple de notification lorsqu’un document doit être revu :

Et un exemple de communication pour informer les collaborateurs du service des finances qu’un nouveau document est disponible :

Pour paramétrer des notifications, consulter notre formation Paramétrer les notifications.

Exporter le rapport Suivi des versions afin d'avoir une vue d'ensemble sur les versions de vos documents à l'instant T. 

Chaque document est listé avec ses informations sur :

1. la version courante (publiée) : n°version, date de création et de publication
   
2. la validation de la version courante : commentaire de publication, relecteurs et approbateur final
   
3. les révisions effectuées sur la version publiée : nombre de révisions et date de la dernière révision

2. Mettre en avant des documents sur la page d'accueil

Il peut être utile de mettre en avant certains documents sur la page d’accueil. Cela facilite l’accès aux informations pour vos collaborateurs.

Ici par exemple, nous avons créé un Top 3 des documents les plus utilisés :

Pour créer ce bloque, activer le mode édition de la page d’accueil :

Seuls les administrateurs peuvent modifier la page d'accueil

Cliquer sur le bouton + :

Choisir le composant Texte :

Donner un nom à cette liste de documents et noter les titres des documents :

En parallèle, ouvrir une deuxième page Optimiso et aller sur un des documents mentionnés dans votre liste, ici le Modèle de contrat commercial :

Effectuer un clic droit sur le lien du document et copier l’adresse du lien :

Retravailler l’adresse du lien :

1. Supprimer le début pour y ajouter deux points afin de toujours garder le lien actif, même si vous modifier le nom de votre plateforme Optimiso.
2. Supprimer toute la partie du lien qui se trouve après le point d’interrogation afin que lien pointe toujours vers la dernière version publiée du document.
   

Copier le lien retravaillé et retourner dans votre liste pour sélectionner le document correspondant :

Cliquer sur Ajouter un hyperlien :

Coller le lien du document que vous avez précédemment copié :

Répétez les mêmes étapes pour les autres documents de votre liste.

Cliquer sur OK pour enregistrer :

Lorsqu’un collaborateur cliquera sur un des documents depuis la page d’accueil, le document s’ouvrira directement !

3. Créer un document sans fichier lié

Si vous le souhaitez, vous pouvez créer un document sans faire de lien vers un fichier à télécharger. Cette solution est très pratique dans les cas où votre document est court, nécessitant un accès rapide. Cela évite aux utilisateurs de télécharger un fichier et facilite la mise à jour.

Prenons l’exemple du document Modèle de message d’absence. Il est directement accessible sur la page du document dans Optimiso :

Pour créer un document de ce type, cliquer sur le bouton Nouveau depuis le module Documents :

Choisir le type Description en source du document : 

Intégrer simplement le texte de votre document en utilisant les boutons de mise en forme :

Voici un autre exemple de document sans fichier lié. Celui-ci illustre avec des images comment se créer un compte d’accès à la plateforme de formation Optimiso : 

Vous pouvez également imprimer ces documents grâce au raccourci de clavier Ctrl+P :

4. Quel format de fichier choisir

Dans Optimiso, vous pouvez gérer différents formats de fichier :

1. Fichier MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
2. Image (jpg, png,gif)
3. Audio (mp3, wav)
4. Vidéo (mp4, avi)
5. PDF
   

La taille d’un fichier ne doit pas dépasser 25Mo.

Ci-dessous les avantages et inconvénients entre les fichiers PDF ou MS Office :

Nous recommandons à nos clients de gérer dans Optimiso des fichiers MS Office plutôt que PDF, car le logiciel permet de modifier ces fichiers directement via Optimiso.

Pour comprendre comment cela fonctionne, consulter notre formation Ajouter/Modifier un document sur Optimiso. 

5. Gérer 2 formats de fichier pour un même document

Certains clients gèrent deux formats pour un même document : ils ont donc une version Word et une version PDF pour un même document.

Une étoile a été ajoutée pour les version modifiable (Word, Excel, etc.) : 

Grâce à un paramétrage spécifique des droits d’accès, les utilisateurs verront uniquement la version PDF, alors que les Editeurs auront accès aux deux versions.

6. Utiliser le module Documents avec une GED

Le module Documents peut être combiné avec une GED, comme SharePoint, Dropbox, Google Docs, etc. Pour être compatible, la GED doit pouvoir générer un lien UNC (http:// ou https://).

Combiner votre GED avec Optimiso comporte plusieurs avantages :

1. Un document mis à jour sur la GED sera automatiquement mis à jour sur Optimiso.
2. Les documents peuvent être directement liés aux procédures dans lesquelles ils sont utilisés, aux contrôles, indicateurs, etc. 
   

Pour faire cela, sélectionner la source du document Lien lors de la création d’un document et coller le lien UNC du document :

Si vous utiliser une GED, le versionnement des documents est probablement géré par celle-ci. Il n’y a donc plus d’intérêt à gérer les versions avec Optimiso.

Nous vous recommandons alors d’enlever l’Option qui permet les versions de travail.

Pour cela, il faut vous rendre dans les Options, section Versions et indiquer True pour le module des documents dans le champ Module item auto-validation (JSON) :

Désormais, toute modification effectuée sur un document est automatiquement publiée et vous n’avez plus à gérer les versions de travail.

Penser à valider vos documents en travail avant d’enlever l’option !

7. Comprendre le référencement automatique

Pour paramétrer les références de vos documents, vous avez deux possibilités :

1. Un préfixe commun à tous les documents (Doc) :
   

1. Un préfixe différent en fonction du type de document (C pour Checklist, F pour Formulaire, I pour Instruction, M pour Modèle…) :
   

Pour paramétrer cela, aller dans les Options, section Documents et cocher la case pour indiquer True dans le champ Auto-reference enabled :

Sur la ligne Auto-reference prefix, indiquez quel préfixe vous souhaitez utiliser comme référence pour vos documents.

1.Si les références ont le même préfixe, écrivez par exemple Doc-000 :

La numérotation des documents se fera donc automatiquement. Le premier document créé aura comme référence Doc-001, le deuxième Dor-002 et ainsi de suite.

2. Si vos références sont différentes pour chaque type de document, laissez un blanc avant le tiret et rajoutez trois chiffres :

Lors de la création d’un document, la référence automatique est bien activée :

Il vous faut donc écrire le préfixe de la référence (F pour formulaire par exemple) et compléter les autres champs du document :

Tant que le document n’est pas enregistré, la numérotation reste à zéro :

Une fois le document enregistré, le numéro vient s’incrémenter tout seul après le préfixe saisi :

8. Comprendre le nommage automatique des noms de fichier

Lorsque vous cliquer sur le bouton Valider pour valider un document avec un fichier lié, Optimiso renomme automatiquement le fichier en indiquant : 

1. la référence du document
2. le titre du document
3. le numéro de version que vous avez inscrit au-dessus
   

Cela permet d’avoir un système simple, cohérent et uniforme lors de la mise à jour de vos fichiers.

Vous pouvez toujours modifier le nom de votre fichier si celui proposé ne vous convient pas, par exemple s’il est très long :

Décidez ensuite si vous souhaitez publier immédiatement votre document ou lancer un flux de validation :

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