Note : Cette formation s’applique à la version 2.0 du logiciel et les versions supérieures. Si la version de votre logiciel est inférieure à la 2.0, consulter cette formation.

0. Vidéo de présentation

Pour créer un nouveau document dans Optimiso Suite, aller dans le module Documents et cliquer sur le bouton Nouveau. 

Puis compléter le titre du document.

Finalement, choisir le modèle de droits qui convient. 

Pour plus d’informations sur la gestion des références automatiques, consultez la formation Comment gérer les références automatiques.

Afin d’insérer un fichier (par exemple un Word, Excel, PowerPoint, PDF, PNJ, etc.), cliquer sur Fichier.

Le bouton Sélectionner…  apparait ensuite et vous permet d’aller chercher votre fichier sur votre répertoire informatique.

Vous pouvez faire un lien vers un site internet grâce à son URL. 

L’URL doit commencer par http:// , https://

Utiliser la source « Description » pour saisir vos documents directement dans l’outil. 

Utiliser les outils de mise en forme (titre 1, titre 2,… ; alignements ; images ; puces ; etc.).

Ainsi, le texte apparaitra aligné à gauche dans le document, comme ci-dessous : 

Sélectionner la catégorie qui s’applique au document, si existante. Cela vous permet de filtrer vos documents dans la liste. 

Vous pouvez rattacher des documents ensemble grâce aux liens Documents enfants et Documents parents. Pour cela, cliquer sur ajouter un lien et sélectionner le document à lier. 

Dans cet exemple, le document Règlement pour les notes de frais a le document enfant Formulaire de remboursement des notes de frais. 

Les documents liés apparaitront en arbre dans l’affichage Liste+Fiche.

Pour ajouter d’autres liens, cliquez sur Actifs et sélectionner le module vers lequel vous souhaitez faire un lien. Nous vous recommandons au minimum, de lier le document à une entité et à un processus.

Une fois le module sélectionné, cliquer sur ajouter un lien et sélectionner l’élément à lier. Afin de trouver l’élément plus rapidement (une entité dans le cas ci-dessous), vous pouvez filtrer en saisissant les premières lettres. Par exemple, si vous cherchez « Comptabilité et Finance », écrivez « comp » et seules les entités ayant « comp » dans leur titre apparaîtront.

Une fois toutes les informations renseignées, cliquer sur Enregistrer et fermer.

Entrer un numéro de version, ci-dessous, la date inversée est inscrite, ainsi qu’un potentiel commentaire concernant la version.

Note : Optimiso renomme automatiquement votre nom de fichier en mettant : 

1. La référence du document

2. Le titre du document

3. La version

Vous pouvez sans problème modifier le nom du fichier manuellement.

Finalement, choisir si vous souhaitez Publier immédiatement votre document ou lancer un flux de validation.

Si vous choisissez de Publier immédiatement, le document sera visible dans la liste par les personnes autorisées par le modèle de droits appliqué au document. Si vous choisissez Avec un flux de validation, le document ne sera visible que lorsqu’il sera validé par les approbateurs. 

Pour savoir comment publier un document en utilisant un flux de validation, consulter notre formation ou visionnez la vidéo ci-dessous.

2. Modifier un document

2.1 Modifier depuis la Liste

Cliquer sur le crayon pour modifier le document souhaité.

Cas 1 : il s’agit d’un document MS Office 

Si le document à modifier est un document MS Office, c’est-à-dire un document Word, Excel, PowerPoint, une fenêtre s’ouvre pour vous indiquer que vous allez pouvoir modifier directement le contenu du document.

Cliquer sur Ouvrir.

Il est possible qu’une boite de dialogue s’affiche. Cliquer sur Ouvrir Excel.

Cliquer sur la petite case pour ne plus afficher cette boite de dialogue la prochaine fois que vous ouvrirez un fichier Excel via Optimiso.

Le document s’ouvre. Cliquez sur Activer la modification.

Puis, faites les modifications souhaitées directement sur le document. Une fois cela fait, enregistrez le document. Attention à ne pas enregistrer sous.

Et fermez-le.

Le système ne permet pas à plusieurs personnes de modifier un document en même temps.

Une fois enregistrer et avoir fermé votre document, vous pouvez choisir de :

1. Annuler les modifications
2. Rouvrir le document et faire de nouvelles modifications
3. Valider plus tard. Une version de travail du document est créée avec les modifications, il faudra la valider et la publier dans un second temps. 
4. Valider. Voir le point 1.5 ci-dessus. 

Cas 2 : il s’agit d’un autre type de document (lien, PDF, etc.)

En cliquant sur le crayon depuis la liste pour un document qui n’est pas un document MS Office, le détail du document s’ouvre en édition. 

Vous pouvez faire vos modifications dans Optimiso puis cliquer sur Enregistrer et fermer. 

Puis, Valider votre document, selon la procédure habituelle (voir l'explication ci-dessus)

2.2 Modifier depuis la Liste+Fiche

Dans cet affichage vous avez accès à la liste des documents sur la gauche avec le détail du document sélectionné à droite. 

Cela vous permet de passer facilement d’un document à l’autre, ce qui peut être pratique lors de la mise à jour des documents. 

Pour modifier le détail d’un document, cliquer sur Modifier. 

Pour un document MS Office, vous pouvez modifier le contenu du fichier directement via l’outil, en cliquant sur le crayon, à côté du lien du fichier. 

La procédure est donc la même que celle expliqué dans le cas 1, ci-dessus.