Ajouter / modifier un document dans Optimiso Suite

Cette formation concerne la version 1.22 et supérieures du logiciel Optimiso Suite

0. Vidéo de présentation

1. Créer un nouveau document

Etape 1 : Nouveau

Pour créer un nouveau document, rendez-vous sur le module Documents et cliquez sur Nouveau.

Etape 2 : Référence et titre

Utilisez la référence automatique ou complétez-la manuellement. 

Puis complétez le titre du document.

Remarque : Pour plus d’informations sur la gestion des références automatiques, consultez la formation Comment gérer les références automatiques.

Etape 3 : Définir les accès

Choisissez le modèle de droits qui convient.

Etape 4 : Lier fichier / description

Choisissez le type de document :

   a. Fichier (un Word par ex.) 

Afin d’insérer un fichier (par exemple un Word, Excel, PowerPoint, PDF, PNJ, etc.), cliquez sur Fichier.

Le bouton Sélectionner…  apparait ensuite et vous permet d’aller chercher votre fichier sur votre répertoire informatique.

   b. Lien (vers un site internet par ex.)

Vous pouvez faire un lien vers un site internet.

Remarque : l’URL doit commencer par http:// , https://

   c. Aucun (utilisé pour les modèles d’e-mail par ex.)

Vous pouvez utiliser la Description pour écrire un mémo, comme un modèle d’e-mail ou comme ci-dessous la définition des niveaux de compétences utilisés dans Optimiso.

Etape 5 : catégories et autres liens

Sélectionnez la Catégorie, si existante. Cela permet de filtrer par type de document depuis la liste des documents. 

Remarque : Pour savoir comment paramétrer une catégorie, consultez notre formation.

Dans la rubrique Liens, cliquez sur Actifs et sélectionnez le module vers lequel vous souhaitez faire un lien. Nous vous recommandons au minimum, de lier le document à une entité et à un processus.

Une fois le module sélectionné, cliquez sur ajouter un lien et sélectionnez l’élément à lier.

Afin de trouver l’élément plus rapidement (une entité dans le cas ci-dessous), vous pouvez filtrer en saisissant les premières lettres. Par exemple, si vous cherchez « Comptabilité et Finance », écrivez « comp » et seules les entités ayant « comp » dans leur titre apparaîtront. 

Une fois le bon élément trouvé, cliquez dessus afin de le lier au document. 

Une fois toutes les informations renseignées, cliquer sur Enregistrer.

Etape 6 : Valider le document

Pour valider le document, aller sur la version de travail du document et cliquer sur Valider.

Puis entrez un numéro de version. Dans l’exemple ci-dessous, la date inversée est inscrite.  

Optimiso renomme automatiquement votre nom de fichier en mettant : 

1. La référence du document

2. Le titre du document

3. La version

Vous pouvez sans problème modifier le nom du fichier manuellement.

Vous pouvez renseigner un commentaire concernant la version. 

Et enfin, décidez si vous souhaitez publier immédiatement votre document ou lancer un flux de validation. 

Remarque : Pour savoir comment publier un document en utilisant un flux de validation, consulter notre formation. 

2. Modifier un fichier MS Office

Pour modifier un document Office, c’est-à-dire un fichier en format Word, Excel ou PowerPoint, vous avez 2 possibilités.

2.1 Méthode 1

Soit vous décidez de cliquer sur Voir le détail pour créer une version de travail et lier manuellement le document contenant les modifications. Et publiez-le.

À noter que cette méthode est à utiliser si vous souhaitez modifier le détail du document, comme ses liens, catégories, champs libre, droits d’accès, etc.

2.2 Méthode 2

Soit vous décidez de modifier le document directement via Optimiso.

Pour cela, cliquer sur Modifier. 

Une fenêtre s’ouvre pour vous indiquer que vous allez pouvoir modifier directement le contenu du document. Cliquez sur Ouvrir. 

Il est possible qu’une boite de dialogue s’affiche. Cliquez sur Ouvrir Excel.

Remarque : cliquez sur la petite case pour ne plus afficher cette boite de dialogue la prochaine fois que vous ouvrirez un fichier Excel via Optimiso.

Le document s’ouvre. Cliquez sur Activer la modification.

Puis, faites les modifications souhaitées directement sur le document. Une fois cela fait, enregistrez le document. Attention à ne pas enregistrer sous.

Et fermez-le.

Remarque : Le système ne permet pas à plusieurs personnes de modifier un document en même temps.

Une fois enregistrer et avoir fermé votre document, vous pouvez choisir de :

1. Annuler les modification
   
2. Rouvrir le document et faire de nouvelles modifications
   
3. Valider plus tard. Une version de travail du document est créée avec les modifications, il faudra la valider et la publier dans un second temps. 
   
4. Valider. Procédure ci-après
   

Pour valider le document :

1. Entrer un numéro de version. Par défaut, le nom du fichier se met automatiquement à jour avec le numéro de version.
2. Modifier le nom du fichier, si besoin.
3. Ajouter un commentaire, si besoin.
   
4.  Publier immédiatement la nouvelle version du document ou utilisez un flux de validation.

Remarque : Consultez la formation pour comprendre comment publier un élément avec version de travail (point 3.2). 

3. Modifier un autre document (lien, PDF, etc.)

Pour modifier un document qui n'est pas lié à un fichier Office, cliquer sur Modifier. Puis créer une version de travail de l’élément.

​

Faites vos modifications dans Optimiso puis cliquez sur Enregistrer.

Puis, cliquez sur Valider

Remarque : Consultez la formation pour comprendre comment publier un élément avec version de travail (point 3.2).

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