Comprendre et paramétrer les notifications

0. Vidéo de présentation

1. Créer une notification

Pour créer une notification, rendez-vous dans les options, dans l'onglet Notifications. 

Cliquez sur Nouveau.

Seuls les Administrateurs peuvent paramétrer les notifications.

1.1 Titre

Donnez un titre à la notification pour l'identifier facilement dans la liste des notifications. 

1.2 Modules

Choisissez dans la liste les modules concernés par la règle de notification. Ici les modules Documents et Procédures.

À noter que pour les modules Carte des processus et Organigramme, les notifications se déclenchent uniquement lorsqu’il y a des modifications effectuées sur le dessin. 

1.3 Eléments concernés

Choisissez quels éléments des modules cochés (cf 1.2) sont concernés par la règle de notification.

1.3.1 Tous les éléments

Il peut s'agir de tous les éléments. Dans notre exemple la règle concernerait tous les documents et procédures.

1.3.2 Certains éléments

Il peut s'agir de seulement certains éléments dans les modules. Dans notre exemple, nous pouvons choisir quels documents ou procédures sont concernés par la règle.

Pour cela, vous devez Ajouter un filtre. 

Vous avez à disposition plusieurs filtres : 

- Référence

- Titre

- Droits d'accès

- Entité

- Processus

- Catégorie

Consulter l'astuce pour savoir comment combiner des filtres.

Filtre Référence

Choisissez ce que doit contenir la référence des éléments pour que la notification fonctionne.

Certains clients attribuent une référence particulière pour chaque département (exemple : 01 pour Direction, 02 pour Administration, 03 pour Vente, ...)

Dans cet exemple, tous les documents et procédures dont la référence contient "05-" sont concernés. 

Filtre Titre

De la même manière que pour le filtre Référence, choisissez ce que doit contenir le titre des éléments pour que la notification fonctionne.

Filtre Droits d'accès

Grâce au filtre Droits d'accès, vous pouvez faire en sorte de déclencher les notifications pour les éléments qui sont liés à un certain droit d'accès. 

Dans cet exemple, tous les documents et procédures qui ont le modèle de droit Marketing sont concernés.

À noter que vous pouvez sélectionner plusieurs Droits d'accès. Le filtre fonctionne alors comme un OU. Cela signifie que les éléments concernés par la notification sont liés au moins à l'un des modèles sélectionnés. 

Filtre Entités

Grâce au filtre Entités, vous pouvez faire en sorte de déclencher les notifications pour les éléments qui sont liés à une certaine entité. 

Dans l'exemple ci-dessous, tous les documents et procédures qui sont liés à l'entité Marketing sont concernés.

Vous pouvez sélectionner plusieurs Entités. Le filtre fonctionne comme un OU. Les éléments doivent être lié à au moins une entité sélectionnée.

Filtre Processus

Le filtre Processus fonctionne de la même manière que le filtre Entités. 

Dans l'exemple ci-dessous tous les documents et procédures du processus Marketing sont concernés.

Vous pouvez sélectionner plusieurs Processus. Le filtre fonctionne comme un OU. Les éléments doivent être lié à au moins un processus sélectionné.

Filtre Catégorie

Vous pouvez déclencher des notifications lorsque les éléments sont liés à une catégorie en particulier. Cochez les valeurs souhaitées.

Dans l'exemple ci-dessous, la notification concernera tous les incidents avec une catégorie Type d'incident/Réclamation client.

Vous pouvez choisir plusieurs valeurs d'une même catégorie. Le filtre fonctionne alors comme un OU. Les éléments doivent être lié à au moins l'une des valeurs.

Si vous choisissez plusieurs catégories (exemple Type d'incident et Source), le filtre fonctionne comme un ET. Les éléments devront alors être liés à toutes les valeurs cochées. 

Attention, lorsque vous cochez plusieurs modules, comme dans l'exemple ci-dessous avec les Documents et Procédures, il faut que la catégorie soit disponible pour les deux modules pour pouvoir l'utiliser. Ci-dessous, aucune catégorie est disponible.

Remarque : À titre informatif, voici la formation pour savoir comment paramétrer des catégories.

Astuce : Combiner les filtres

Vous pouvez sélectionner plusieurs filtres différents afin d'affiner votre règle de notification.

Par exemple choisir une entité et une catégorie, un droit d'accès et une catégorie, etc.

Le filtre fonctionne comme un ET. Cela signifie que les éléments doivent être liés à toutes les valeurs définies pour être concerné par la notification. 

Voici un exemple :

Les éléments concernés par la règle sont les incidents liés à l'entité Informatique ET qui ont comme catégorie Type d'incidents/Non-conformité ET Source/Audit interne ou Audit externe.

 

1.4 Evénement déclencheur

Choisissez les événements qui déclenchent votre notification. Vous trouverez ci-dessous les différents événements existants. 

1.4.1 Tous les modules : création, modification, suppression

Pour l'ensemble des modules sélectionnés, une notification peut se déclencher lors de : 

- la Création de l'élément

- du Changement de version (Publication)

- la Suppression de l'élément

Vous pouvez choisir un ou plusieurs événements. Par exemple, ci-dessous nous voulons qu'une notification se déclenche lors de la création ou de la modification d'un document ou d'une procédure.

Changement de version (Publication) correspond à l'action de : 

- « Publier » pour les éléments AVEC version de travail

- « Enregistrer » pour les éléments SANS version de travail

1.4.2 Modules avec champs date : À la date d'échéance/date d'anniversaire

Si vous avez paramétré un champ date pour un module, vous pouvez choisir de déclencher des notifications en fonction de ce champ. 

Cela est très utile pour pouvoir suivre la validité de vos documents par exemple.

Si vous avez créé un champ libre de type "Fin de validité" ou "Date d'échéance" du document que vous mettez à jour à chaque revue du document, vous pouvez utiliser l'événement "À la date d'échéance".

Ci-dessous, une notification est envoyée lorsqu'un document arrive à échéance dans 1 mois.

Si vous avez créé un champ de type "Date de création" du document qui n'est jamais modifié, vous pouvez utiliser l'événement "À la date d'anniversaire". Ainsi, une notification sera envoyée chaque année à la date convenue.

Attention, il faut au préalable avoir créé les champs libres en format date dans le module Documents pour pouvoir utiliser ces deux événements.

Formation : paramétrer des champs libres

1.4.3 Améliorations et Incidents : Accepter / Refuser / Clôturer

Pour les modules Améliorations et Incidents, vous pouvez créer des notifications lorsqu'un élément est : 

- Accepté

- Refusé

- Clôturé

Vous pouvez choisir un ou plusieurs événements. Ci-dessous la notification se déclenche lorsqu'une amélioration ou un incident est accepté ou refusé ou clôturé.

1.4.4 Actualités : À la date de publication

Déclenchez une notification lorsqu'une actualité est publiée. 

En créant l'actualité, la notification partira à la date mentionnée dans le champ "Publié le" :

1.4.5 Risques: À la date d'évaluation

N'oubliez pas de réévaluer vos risques grâce à cette notification ! Déclenchez une notification quelques mois/années après la dernière évaluation des risques.

Ci-dessous, la notification se déclenche 11 mois après la dernière date d'évaluation du risque.

Pour que cette notification fonctionne, il faut avoir figé le risque. Ci-dessous le risque Rsk-002 a été figé au 21 août 2023. La notification se déclenchera donc le 21 juillet 2024.

Remarque : voici la formation qui vous explique Comment figer une évaluation des risques avec Optimiso Suite

1.5 Qui notifier

Choisissez qui doit être notifié.

1.5.1 Tout le monde

Il peut s'agir de tous les utilisateurs de l'outil (= toutes les personnes qui peuvent se connecter à Optimiso).

Attention, les personnes qui ne peuvent pas voir les éléments concerné (cf. point 1.3) ne recevront pas la notification. 

1.5.2 Certaines personnes

Il peut s'agir de seulement certaines personnes.

Vous pouvez les choisir grâce aux filtres à disposition :

1. Créateurs des éléments concernés
2. Personnes concernées
   
3. Droits d'accès
   
4. Entités
   
5. Postes
   
6. Rôles
   
7. Catégories

Créateurs des éléments concernés

En cochant la case "Créateurs des éléments concernés", la personne qui a créé l'élément recevra la notification. 

Vous pouvez ajouter d'autres personnes à notifier grâce aux autres filtres.

Personnes concernées

Choisissez dans la liste des collaborateurs qui est concerné par la notification.

Filtres Droits d'accès, Entités, Postes, Rôles, Catégories 

Voici le point 1.3.2 et l'astuce plus haut : le fonctionnement est le même que pour les éléments concernés.

Prenons tout de même un exemple. Ci-dessous, la notification se déclenchera pour la personne qui a le poste Directeur administratif et financier. 

1.6 Moyens de notification

Vous pouvez notifier des personnes soit via l'envoi d'un email soit via la cloche des notifications, présente dans Optimiso.

Vous pouvez bien-entendu cumuler ses deux moyens de notification. 

1.6.1 Via la cloche de notification

Pour créer une notification qui s’affichera pour les personnes concernées dans Optimiso, cochez la case « Sur Optimiso (Cloche) ».

Puis, renseignez le titre de la notification ainsi que son contenu. Le contenu est créé automatiquement avec la référence et le titre de l’élément mais vous pouvez bien-entendu le modifier. 

Voici à quoi ressemble cette notification dans Optimiso : 

La personne qui reçoit la notification peut cliquer dessus pour arriver sur l'élément en question. 

1.6.2 Via email

Pour créer un mail que recevront les personnes concernées, cliquer sur "Par Email" puis paramétrez le mail. À noter qu'un lien vers l'élément concerné sera automatiquement ajouté dans l'email.

Choisissez l'objet de l'email.

Puis, choisissez le corps du message. Vous pouvez utiliser les outils de mise en forme habituel (gras, couleur, alignements, puces,...).

Vous pouvez ajouter des Variables afin d'ajouter des informations sur 1) l'élément concerné et sur 2) la personne qui reçoit le mail.

Pour cela, cliquez sur Variables. 

Variables pour le destinataire : 

Par exemple, cliquez sur "Nom complet" pour que le prénom et le nom du destinataire apparaissent dans le mail.

Variables pour l'élément concerné : 

Par exemple, cliquez sur "Titre" pour que le titre de l'élément apparaisse dans le mail.

Voici un exemple de paramétrage de mail pour informer qu'un document ou qu'une procédure du département marketing a été mis à jour. Les champs en bleu sont des variables qui seront implémentée au cas par cas.

Voici un email reçu grâce à la notification :

2. Liste des notifications

Dans l'onglet Notifications, vous retrouvez toutes les notifications créées. 

2.1 Modifier, Dupliquer, Supprimer une notification

En cliquant sur les trois petits points à côté de la notification, vous pouvez :

1. voir le détail
   
2. modifier
   
3. dupliquer
   
4. supprimer
   

2.2 Désactiver une notification 

Vous avez également la possibilité de désactiver une notification. Pour cela, basculez le bouton bleu à gauche. Il devient alors gris. Aucun mail sera alors envoyé via cette notification. 

2.3 Consulter une notification (voir le détail)

Cliquez sur le titre de la notification pour voir son détail.

Vous retrouvez alors votre règle de notification.

Dans la section Utilisateurs concernés par la règle, vous pouvez voir facilement quels collaborateurs recevront la notification.

3. Exemples de notification

Voici des exemples de notification avec leur paramétrage.

Exemple 1 :

 

Exemple 2 : 

Exemple 3 : 

Exemple 4 : 

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