Gérer les indicateurs

Gérer les indicateurs

1. La formation en vidéo


2. Définition

La meilleure définition serait « une information choisie, associée à un critère, destinée à en observer les évolutions à intervalles définis. »

3. Affichage d'un indicateur

En allant sur le module Indicateurs, vous retrouvez la liste de tous vos indicateurs ainsi que certaines informations qui leur sont associées.

La colonne Valeur indique la valeur de la dernière mesure de chaque indicateur.

Les colonnes Automatisation et Type indiquent si l’indicateur est automatisé (c’est-à-dire si un envoi de mail est prévu) et si l’envoi du mail est planifié périodiquement ou si l’administrateur doit déclencher manuellement la mesure de l’indicateur.

Il est également possible de faire apparaître des informations complémentaires comme ci-dessous l’objectif et la fréquence de l’indicateur.


Remarque : Les colonnes Automatisation et Type sont uniquement visibles par les personnes ayant le droit modifier.

4. Créer un indicateur

Pour créer un indicateur, aller dans le module Indicateurs et cliquer sur Nouveau.


5. Compléter les informations

Prenons l’exemple de l’indicateur Chiffre d’affaires mensuel.

Vous pouvez, comme sur l’ensemble des autres modules, créer jusqu’à 10 champs libres permettant de compléter vos informations.

Dans notre exemple, nous avons créé les champs (cf. le point 9.2 pour le paramétrage) : 

  1. Mots clés
  2. Unité
  3. Objectif
  4. Seuil
  5. Source de la donnée
  6. Fréquence

Dans la méthode d’exécution, vous pouvez indiquer comment mesurer précisément l’indicateur.


6. Automatiser un indicateur

Prenons l’exemple de l’indicateur Chiffre d’affaires mensuel.

Après avoir complété la partie description de l’indicateur, vous pouvez compléter la partie planification et automatisation (1). Puis, renseigner les responsables de l’indicateur (2) et établissez les liens (3).

Remarque : Pour plus d’informations sur les possibilités de planification, consultez notre formation Automatiser le suivi d’une tâche.

Afin de compléter un indicateur, vous devez définir les valeurs à observer.

Dans la partie Résultats, il faut indiquer : 

  1. la/les valeur(s) à mesurer à savoir le chiffre d’affaires mensuel
  2. le type de réponse souhaité. Vous avons le choix entre un nombre, un nombre décimal ou une liste déroulante.
  3. l’unité de la mesure
  4. l’échelle de mesure de l’indicateur (exemple ci-après)

Remarque : Plusieurs valeurs peuvent être renseignées en augmentant le nombre de valeurs supplémentaires. Ici, il n’y a qu’une valeur (Chiffre d’affaires mensuel).

Exemple d’échelle de mesure pour l’indicateur Chiffre d’affaires mensuel :


Le chiffre d’affaire mensuel est insuffisant lorsque qu’il est inférieur à 145’000 CHF, il est moyen entre 145’001 et 174’999 CHF et est qualifié de bon s’il est supérieur à 175’000 CHF.

7. Compléter la mesure d'un indicateur

Dans notre exemple, nous allons compléter l’indicateur Chiffre d’affaires mensuel avec la mesure du mois de mars.

Pour cela,

  1. Compléter Fin de la période concernée avec la date à laquelle l’indicateur est mesuré. En l’occurrence, la mesure concerne le mois de mars donc l’indicateur est mesuré le 31 mars.
  2. Compléter avec la/les valeur(s). Ici, la valeur que nous avons paramétré précédemment est le Chiffre d’affaires mensuel.

8. Consulter les résultats d'un indicateur

Afin de consulter facilement les résultats d’un indicateur, vous avez différentes possibilités.

La vue sous forme de Graphique vous permet de voir l’évolution de votre indicateur. Il vous suffit de cliquer sur les différentes mesures pour en avoir le détail.

Dans l’onglet Mesures, vous retrouvez également les résultats et leur commentaire potentiel.

9. Les rapports

Depuis votre indicateur, vous avez la possibilité d’éditer le rapport Tâches.

Depuis le module des indicateurs, vous pouvez extraire le rapport de la Liste des indicateurs. 



10. Le paramétrage

10.1 Paramétrer les valeurs de l'échelle de mesure

Dans les options, sous Indicators / Color palette, vous pouvez paramétrer les valeurs de l’échelle de mesure disponibles pour chaque indicateur.

Ici, nous retrouvons les valeurs Insuffisant, Moyen et Bon qui sont chacune associées à une couleur grâce au code couleur html. 


Remarque : Rendez-vous sur http://htmlcolorcodes.com/fr/ pour retrouver les codes couleur.

Le résultat du paramétrage effectué ci-dessus donne le résultat suivant.


Vous pouvez aussi ajouter une alerte sur une valeur. Si Insuffisant est paramétré avec alerte et que dans le paramétrage de l’indicateur une personne est à informer si effectué avec alerte, elle sera informée par mail si le résultat est Insuffisant.

10.2 Paramétrer les champs libres

Dans les options, sous Indicators / Indicators Custom Fields, vous pouvez également paramétrer des champs libres afin de compléter les informations de vos indicateurs.

Dans notre exemple, nous avons créé les champs : Mots clés, Unité, Objectif, Seuil, Source de la donnée et Fréquence.


Voici le paramétrage y relatif figurant dans les options, sous Indicators / Indicators Custom Fields :

[ { "index": 0, "caption": { "en": "Keywords", "fr": "Mots clés", "de": "Stichwort", "it": null }, "description": null, "type": "tString", "showToCollaborators": true, "showInMain": false, "validators": null, "enumParameters": null }, { "index": 1, "caption": { "en": "Unit", "fr": "Unité", "de": null, "it": null }, "description": null, "type": "tString", "showToCollaborators": true, "showInMain": false, "validators": null, "enumParameters": null }, { "index": 2, "caption": { "en": "Goal", "fr": "Objectif", "de": null, "it": null }, "description": null, "type": "tString", "showToCollaborators": true, "showInMain": true, "validators": null, "enumParameters": null }, { "index": 3, "caption": { "en": "Scale", "fr": "Seuils", "de": null, "it": null }, "description": null, "type": "tMultiline", "showToCollaborators": true, "showInMain": false, "validators": null, "enumParameters": null }, { "index": 4, "caption": { "en": "Data source", "fr": "Source de la donnée", "de": null, "it": null }, "description": null, "type": "tString", "showToCollaborators": true, "showInMain": false, "validators": null, "enumParameters": null }, { "index": 5, "caption": { "en": "Frequence", "fr": "Fréquence", "de": null, "it": null }, "description": null, "type": "tString", "showToCollaborators": true, "showInMain": true, "validators": null, "enumParameters": null } ]

Remarque : Pour plus d’informations sur le paramétrage des champs libres, consultez notre formation Paramétrer les champs libres.

11. Astuces

11.1 Mettre à jour l’échelle de mesure / la méthode de calcul / l’unité de mesure de votre indicateur

Ne modifiez pas directement votre indicateur si vous souhaitez opérer un changement de ce type, car cela fausserait les rapports ainsi que le graphique de votre indicateur !

Par exemple, l’évolution de l’indicateur présentée sur le graphique ci-dessous est erronée car celui-ci comporte deux échelles de mesures différentes. Une même valeur (ici, 177’000) est donc traitée de deux manières différentes.

Nous vous encourageons plutôt à dupliquer votre indicateur avant d’effectuer une modification de ce type.


11.2 Apparition d'un message lors de la modification d'un indicateur

Si vous vous rendez compte que vous avez fait une erreur dans l’indicateur, comme par exemple une faute d’orthographe, vous pouvez modifier l’indicateur. Si le message ci-dessous apparaît, cela signifie qu’une tâche liée à l’indicateur est en cours.

 
Si vous cliquez sur Immédiatement, la tâche en cours sera annulée et ne sera pas automatiquement remplacée pas une nouvelle.

Cliquer donc sur Retardé afin que les modifications soient prises en compte lors de la prochaine occurrence. Ainsi, la tâche en cours sera maintenue.


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