Comment exporter vos données et gérer les rapports

Comment exporter vos données et gérer les rapports

Il est possible d'extraire vos données saisies dans Optimiso Suite en vous rendant dans le module concerné.

Liste des rapports disponibles par module

Modules
Rapports de plusieurs éléments
Rapports d'un élément
Actifs
  1. Liste (E)
  2. Actifs en arbre (W)

Actualités

Améliorations
  1. Liste (E)
  1. Actions (E)
Business Intelligence

Carte des Processus

  1. Export PDF
Compétences
  1. Liste (E)
  2. Matrice des personnes (E)
  3. Matrice des rôles (E)
  4. Matrice des postes (E)
  5. Matrice des processus (E) 
  6. Matrice des missions (E)
  7. Analyse des écarts (E)
  1. Analyse des écarts (E)
Contrôles
  1. Liste (E)
  2. Tâches (E)
  3. Imprimer (le tableau de bord)
  1. Tâches (E)
Documents
  1. Liste (E)
  2. Suivi des versions (E)

Entités
  1. Liste (E)
  2. Fiches (W)
  1. Fiche (W)
Incidents
  1. Liste (E)
  1. Actions (E)
Indicateurs
  1. Liste (E)
  1. Tâches (E)
Missions
  1. Liste (E)
  2. Matrice des compétences (E)
  3. Matrice des rôles/postes/personnes (E)
  1. Tâches (E)
Normes et lois
  1. Liste (E)
  2. Conformités détaillées (W)
  1. Conformités détaillées (W)
Organigramme

  1. Export PDF
  2. Export image (png)
Personnes
  1. Liste (E)
  2. Fiches de poste des personnes (E)
  3. Matrice des compétences (E)
  4. Matrice des rôles (E)
  5. Matrice des postes (E)
  6. Droits d'accès (E)
  7. Analyse de l'écart des compétences (E)
  1. Fiche de poste (W)
  2. Tâches (E)
  3. Analyse de l'écart des compétences (E)
Postes
  1. Liste (E)
  2. Fiches des postes (W)
  3. Matrice des personnes (E)
  4. Matrice des compétences (E)
  5. Matrice des processus (E)
  1. Fiche de poste (W)
Procédures
  1. Liste (E)
  1. Fiche (PDF)
Processus
  1. Liste (E)
  2. Fiches (W)
  3. Matrice des compétences (E)
  4. Matrice des rôles/postes (E)
  1. Fiche (W)
Risques
  1. Matrice des risques et contrôles (E)
  2. Fiche (W)
  1. Fiche (W)
Rôles
  1. Liste (E)
  2. Matrice des personnes (E)
  3. Matrice des compétences (E)
  4. Matrice des processus (E)

Tâches
  1. Liste (E)

Todo Manager

  1. Tâches (E)

Info
(E) = format Excel // (W) = format Word // (..) = autre format

Exporter les rapports

Pour exporter les données de plusieurs éléments du module, cliquer sur Rapports.

Les rapports à votre disposition apparaissent, ici le rapport "Liste".
Notes
Pour exporter les données de certains éléments, utiliser les filtres à votre disposition. Ci-dessus, un filtre a été mis pour n'afficher que les incidents de l'entité QSE.

Pour exporter les données d'un élément du module en particulier, cliquer sur l'élément en question puis sur Rapports.

Les rapports à votre disposition apparaissent, ici le rapport "Tâches".

Pour la plupart des rapports en format Excel, vous pouvez cocher les colonnes que vous souhaitez afficher. 
Exemple :


Pour les rapports en format Word, vous pouvez cocher les sections que vous souhaitez afficher.
Exemple :


Court descriptif des rapports récurrents

Rapport Liste

Ce rapport, disponible dans la presque totalité des modules, permet de sortir une liste des éléments d'un module avec leurs informations. 
Note : en choisissant "Liens" dans les colonnes à choix, toutes les colonnes des liens possibles apparaitront dans le rapport. Vous pourrez alors supprimer manuellement les colonnes non souhaitées. 

Exemple de rapport Liste - module Personnes : 


Rapport Tâches / Actions

Ce rapport, disponible pour les modules qui permettent l'envoi de tâches, permet d'extraire une liste des tâches avec le détail. 

À noter que pour les rapports concernant 1 élément en particulier (ci-dessous Ctrl-028) figure une colonne pour chaque champ de résultat alors que pour les rapports qui concernent plusieurs éléments (ci-dessous les tâches de tous les modules) les champs de résultat figurent dans une seule colonne. 

Exemple de rapport Tâches - module Contrôles :


Exemple de rapport Liste - module Tâches :


Rapport en arbre

Ce rapport permet d'afficher les éléments en arbre.
Exemple de rapport en arbre - module Actifs :


Notes
L'ordre des éléments dans le rapport est déterminé par celui visible dans l'affichage "En arbre" du module. 

Autres rapports

Notes
Pour plus de détails sur les rapports d'un module, consulter la formation du module en question. 
Quelques liens : 
  1. Rapports Compétences : Comment gérer les compétences avec Optimiso Suite
  2. Rapports Normes et lois : Découvrez le module Normes et lois d'Optimiso Suite
  3. Rapports Risques : Gérer vos risques
  4. Rapports Indicateurs : Gérer les indicateurs
  5. ...


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