0. Vidéo de présentation

1. Créer un risque

Ci-dessous l'exemple de la création du risque "Risque d'erreur de versement dans les salaires".

Aller dans le module Risques puis cliquer sur Nouveau.

1.1 Compléter les informations d'identification du risque

1.1.1 Compléter les informations de base

Compléter les champs suivants :

1.    cocher / décocher la référence automatique

2.    ajouter une référence (uniquement si la référence automatique est décochée)

3.    mettre un titre (obligatoire). Il suffit de formuler un évènement négatif sur un actif ou une activité. 

4.    attribuer un modèle de droits (obligatoire)

      5.   indiquer les causes et conséquences de la survenance du risque dans des champs libres (Si vous n'avez pas ces champs existants dans votre base, regarder la formation Paramétrer les champs libres.)

1.1.2 Définir les catégories

Cliquer sur Catégories et la liste de toutes les catégories existantes apparaît, puis sélectionner la ou les catégories applicables.

Remarque : Voir la formation Je souhaite créer une catégorie, pour créer/modifier une catégorie.

1.1.3 Faire des liens

1. le propriétaire du risque, c’est-à-dire celui qui en a la responsabilité. Il va notamment faire l’évaluation du risque. Nous recommandons de sélectionner un poste ou un rôle.
   
2. des risques amont et aval si existants
3. le processus, cela permettra notamment de regrouper les risques par processus dans la matrice. Attention si vous avez plusieurs niveaux de processus (niveau 1 et 2 par exemple), lier le risque au niveau 2 uniquement (cf. pièce jointe matrice des risques par processus en arbre).
4. d'autres modules d'Optimiso Suite afin d'indiquer où se trouve votre risque. Par exemple dans quelles entités/services/département, s’il est lié à un indicateur, à une procédure, etc.

1.2 Identifier les moyens de maîtrise

Dans l'onglet Maîtrise, indiquer tout ce qui permet de diminuer la survenance du risque.

Pour cela, employer :

1. la zone de texte pour décrire les mesures organisationnelles qui sont prises. 
   
2. les liens pour allez chercher les moyens de maîtrise existants dans les autres modules du logiciel. Par exemple faire un lien vers 
1. de la documentation comme un règlement.
   
2. un contrôle existant comme ici le contrôle des salaires.
   
3. un autre élément comme ici deux procédures.
   

Pour voir comment créer un contrôle, allez consulter notre formation : Créer un contrôle

1.3 Evaluer le risque

1.3.1 Analyses à disposition

Le logiciel Optimiso Suite met à votre disposition 3 analyses :

1. l’analyse inhérente/brute : évalue le risque lorsqu’aucun moyen de maîtrise est mis en place,
   
2. l’analyse résiduelle/nette : évalue le risque lorsque les contrôles sont mis en place
   
3. l’analyse à atteindre/future : évalue le risque lorsqu’on prend en considération les moyens de maîtrise que nous souhaitons mettre en place dans le futur

À vous de décider lesquelles activer. Dans l'exemple ci-après, nous avons activé l'analyse Inhérente et l'analyse Résiduelle.

1.3.2 Evaluer le risque

Pour chaque analyse activée, compléter :

1. la probabilité 
   
2. l'impact 
   

Remarque : Le calcul du Niveau de risque se fait automatiquement et correspond à la probabilité x l’impact. Si vous avez paramétré plusieurs impacts, celui avec la note la plus élevée est prise en compte.

Il est également possible d'évaluer les risques selon différents impacts/familles de risques comme dans l'exemple ci-dessous.

Vous avez ici un exemple des types d’impact les plus courants.

1.3.3 Figer le risque

1. la zone de texte si vous n'avez pas le module Améliorations
2. la zone de liens pour lier votre risque à l’amélioration existante

2. Visualiser vos risques

2.1 Affichage en liste

1. avec les catégories paramétrées
   
2. en fonction de leur niveau selon les analyses activées

2.2.1 Sélectionner les colonnes à afficher

1. cliquer sur la case pour être directement reconduit sur la page du contrôle  
   
2. ajouter la méthode d'exécution
3. enregistrer le contrôle
   
4. la matrice est automatiquement mise à jour avec la méthode d'exécution du contrôle
   

1. l’analyse souhaitée,
   
2. le type d’impact si vous en avez paramétrez plusieurs. 
   

3. Exporter vos matrices et rapports

1. Sélectionner les éléments que vous souhaitez y faire figurer.
   
2. Vous pouvez aussi choisir de regrouper les risques par processus, actif, entité, normes et lois ou par procédure.
   

1. Matrice des risques regroupés par processus en arbre
   
2. Matrice des risques regroupés par processus
   
3. Matrice des risques avec les notes de probabilités et d'impacts
   
4. Diagnostic environnemental
   
5. Matrice des risques regroupés par actifs