Créer un contrôle

Créer un contrôle

0. Vidéo de présentation



1. Introduction

Un contrôle sert essentiellement à réduire/éliminer un risque et à s'assurer que certaines opérations ont été effectuées

2. Créer un contrôle

Aller dans le module Contrôles puis cliquer sur Nouveau.



2.1 Compléter les informations de base

Compléter les champs suivants :

1.    ajouter une image (facultatif)

2.    cocher / décocher la référence automatique

3.    ajouter une référence (uniquement si la référence automatique est décochée)

4.    mettre un titre (obligatoire)

5.    attribuer un modèle de droits (obligatoire)

6.    ajouter une description du contrôle (nous vous recommandons de ne pas utiliser ce champ mais plutôt Méthode d'exécution)


2.2 Définir les catégories

Cliquer sur Catégories et la liste de toutes les catégories existantes apparaît, puis sélectionner la catégorie applicable.


Remarque : Voir la formation Je souhaite créer une catégorie, pour créer/modifier une catégorie.

2.3 Définir la méthode d'exécution

Ajouter une méthode d'exécution décrivant comment le contrôle doit être réalisé.

Remarque : Si le contrôle est lié à une étape de procédure, le texte inscrit dans la "Méthode d'exécution" apparaîtra dans l'étape (voir exemple ci-dessous).


Remarque : Le texte apparaît également dans l'e-mail reçu par la/les personne(s) devant réaliser le contrôle.


2.4 Planifier un contrôle

Sélectionner l'un des trois types de planification. Par défaut, le type non-automatisé est sélectionné.


Remarque : Pour le paramétrage de l'automatisation, voir la formation Automatiser le suivi d'une tâche pour les types à la demande et périodique.

2.5 Responsabilités

Ajouter la/les personne(s) en charge de la réalisation du contrôle et cocher la/les cases nécessaires.


Remarques : Il n'est pas possible de saisir un poste ou un rôle. Vous pouvez ajouter ces liens dans la partie Liens. Pour plus de détails concernant le paramétrage, consulter la formation Automatiser le suivi d'une tâche. 

2.6 Résultats

Définir le nombre de valeurs (résultats), puis décrire les champs que l'exécutant devra remplir ainsi que le type de réponse qu'il devra fournir.


Remarque : Cette partie est facultative. 

2.7 Liens

Ajouter les différents liens existants avec les autres modules de l'application.


3. Comprendre la vue en liste

Une fois vos contrôles créés, vous pouvez les consulter à travers 3 affichages différents :

  1. Affichage Liste
  2. Affichage Tableau de bord
  3. Affichage en Arbre

Remarque : Pour plus d’informations sur l’affichage Tableau de bord, consultez notre formation Tableau de bord des contrôles.

La vue en liste communique des informations sur l’Automatisation :

  1. prêt : l'automatisation est paramétrée
  2. arrêté : lorsque la date de fin du contrôle est échue
  3. incomplet : manque d'une information concernant les exécutants

 Ainsi que le Type de contrôle :

  1. périodique : déclenché automatiquement selon la fréquence définie
  2. à la demande: déclenché manuellement par l'administrateur
  3. non automatisé: n'utilise pas la fonction todo manager


Remarque : Lors de la création d'un contrôle si dans la partie Planification le type "non automatisé" est gardé, l'automatisation apparaîtra comme "arrêté".


    • Related Articles

    • Créer une procédure dans Optimiso

      1. Film de présentation 2. Créer le flux d'une procédure 2.1. Introduction Lorsque vous êtes en mode édition d'une procédure, dirigez-vous dans l'onglet Flux. 2.2. Utilisation des boutons de mise en forme Les boutons présents à gauche de la page ...

    • Créer un organigramme

      0. Vidéo de présentation 1. Créer un nouvel organigramme Cliquez sur Organigramme, puis sur Nouveau. Ensuite, sélectionnez un modèle de Droits d'accès. 2. Ajouter un nouvel élément Sélectionnez un ou plusieurs éléments (Personne, Entité, Poste) puis ...

    • Compléter un contrôle expiré

      Vous pouvez télécharger le fichier source en pièce jointe. Vous pouvez mettre cette formation sur votre page d'accueil ou bien comme un mode opératoire dans le module document. Pour cela rien de plus simple, ajouter une image dans une zone de texte ...

    • Compléter un contrôle ouvert

      Vous pouvez télécharger le fichier source en pièce jointe. Vous pouvez mettre cette formation sur votre page d'accueil ou bien comme un mode opératoire dans le module document. Pour cela rien de plus simple, ajouter une image dans une zone de texte ...

    • Créer un raccourci vers le site Optimiso Suite sur un smartphone

      Cette formation est pour celui qui veut se connecter au site web Optimiso Suite depuis son smartphone. À ne pas confondre avec l'application Optimiso Suite, téléchargeable sur smartphone.  1. Pour les smartphones Android 1. Entrer l'adresse URL ...