Créer une procédure dans Optimiso

1. Film de présentation

2. Créer le flux d'une procédure

2.1.  Introduction

Lorsque vous êtes en mode édition d'une procédure, dirigez-vous dans l'onglet Flux.

2.2.  Utilisation des boutons de mise en forme

Les boutons présents à gauche de la page servent à:

1.    Zoomer / dézoomer sur le flux

2.    Réinitialiser le zoom

3.    Adapter la taille du flux à la taille de la page

4.    Annuler / refaire les dernières modifications

5.    Déplacer le point de vue

6.    Sélectionner plusieurs étapes de la procédure à l'aide de la souris

7.    Dessiner automatiquement le flux (il faut utiliser ce bouton avec parcimonie, sa plus grande utilité est lorsque le flux doit être droit)

8.    Numéroter les étapes

Remarque: Le bouton numéroter les étapes fonctionne de la manière suivante. Il liste les étapes de haut en bas et de gauche à droite (voir exemple ci-dessous).

 

2.3.  Ajouter une étape

Il existe deux possibilités pour ajouter une étape:

1.   Cliquer sur Nouvelle étape

2.   Cliquer sur le bouton plus d’une étape, le trait liant les deux étapes se fait automatiquement

Remarque: Le bouton Nouveau dessin permet d'ajouter une forme libre. Celle-ci ne peut être liée à une étape de procédure. Les formes libres offrent une possibilité supplémentaire pour améliorer l'aspect visuel de vos procédures.

2.4.  Lier des étapes

La liaison s'effectue en deux étapes:

1.    Cliquer sur l'étape de départ

2.    Cliquer sur la flèche et glisser avec la souris vers l'étape de destination

Remarque: Lors de la 2^ème étape, le clic gauche doit être maintenu lorsque l'on glisse la flèche de l'étape de départ vers l'étape de destination.

2.5.  Écrire sur les flèches

Il est également possible d'écrire sur les flèches liant des étapes. Pour cela, il suffit de double-cliquer sur la flèche et d'écrire le texte désiré.

2.6.  Supprimer une étape

Pour supprimer une étape, il suffit de cliquer sur la croix présente sous l'étape.

2.7.  Définir le style de la forme

Cliquer sur une étape, puis sur Style.

2.7.1 Modifier la forme en sélectionnant celle voulue

Remarque: La forme Texte garde uniquement le nom de l'étape sur un fond blanc. Il n'est pas possible de changer ni la couleur de fond ni la couleur du trait.

2.7.2 Modifier la taille de la forme

Astuces: Il est possible de modifier la taille de la forme en sélectionnant l'un des huit carrés jaune entourant la forme. Pour sélectionner plusieurs étapes en même temps, il suffit de maintenir la touche Ctrl enfoncée de sélectionner les étapes les unes après les autres.

2.7.3 Changer la couleur du fond

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le champ et une palette de couleur apparaît, puis il faut utiliser les deux curseurs pour ajuster la couleur.

Astuces: Il est également possible de saisir manuellement le code couleur directement dans le champ (p.ex. #FF0000, correspond à la couleur rouge). Ces codes couleur HTML peuvent être trouvés sur internet.

2.7.4 Modifier la couleur et l’épaisseur du trait entourant la forme

La modification de la couleur fonctionne de la même manière qu'à l'étape précédente. Quant à l'épaisseur du trait, il faut sélectionner une valeur dans la liste déroulante.

Remarque: L'épaisseur du trait ne peut pas avoir une autre valeur que celles proposées dans la liste.

2.7.5 Mettre en forme le texte dans l'étape

Le texte peut être mis en gras, italique ou souligné. Il est également possible de choisir la taille, la couleur ainsi que le positionnement du texte dans la forme.

2.7.6 Organiser la forme

Cinq boutons sont à disposition pour:

1.    mettre au premier plan / à l'arrière-plan une forme lorsque celle-ci en chevauche une autre

2.    réinitialiser la taille de la forme

3.    tourner la forme à 90° sur la gauche

4.    tourner la forme à 90° sur la droite

3. Compléter le contenu d'une étape

3.1 Décrire le contenu d'une étape

Pour décrire une étape et lui lier différents éléments, sélectionnez-la en cliquant dessus. Ainsi, les éléments pouvant lui être liés apparaissent sur la droite de la page.

Remarque: Pour insérer du texte dans l'étape, double-cliquez à l'intérieur de la forme.

Vous pouvez ouvrir plusieurs boite en même temps. Par exemple Responsables et Description.

3.2. Responsables

Ce champ permet de spécifier le/les poste(s) ou rôle(s) en charge de la réalisation de l’étape. Le lien se fait directement depuis les modules Postes et Rôles. Par exemple, en saisissant Dir tous les postes comprenant cette suite de lettres apparaissent. Le champ vide à droite du poste/rôle permet d'ajouter une note manuelle.

Remarques: Le champ vide apparaît uniquement lors de l'ajout du poste/rôle. Les boutons Nouveau permettent la création rapide d'un poste/rôle qui n'est pas encore présent dans votre Optimiso Suite.

3.3. Description

Ce champ permet de spécifier les actions à réaliser. Dans l’encadré rouge, se trouvent les éléments de mise en forme de texte. Il est par exemple possible de mettre le texte en gras, d'ajouter une couleur de fond, de mettre des puces/numéros, d'ajouter un lien URL ou encore une image.

3.4. Documents en entrée / sortie

3.4.1. Documents en entrée

Les documents en entrée correspondent aux éléments nécessaires à la réalisation de l’étape comme dans le cas présent avec Modèle de contrat commercial A et B et Règlement des ventes.

3.4.2. Documents en sortie

Les documents en sortie sont le résultat de l’étape comme dans l'exemple ci-dessous avec Contrat commercial.

Remarques: Dans les deux cas ci-dessus, il est possible de saisir manuellement et de lier un élément existant depuis le module Documents via le champ ajouter un lien. Par exemple, Contrat commercial a été saisi manuellement alors que les trois documents du premier exemple sont directement liés au module Documents et seront accessible en un clic depuis l'étape de procédure.

3.5. Lier des procédures entre elles

Ces champs permettent d'effectuer:

• un lien depuis des étapes d'autres procédures
  
• un lien vers des étapes d'autres procédures
  

3.6. Risques

Ce champ permet d'indiquer un/des risques lié(s) à cette étape

1. sous forme de texte

2. sous forme de lien direct depuis le module Risques

3.7. Contrôles

Ce champ permet d’indiquer les contrôles liés à cette étape:

1. sous forme de texte

2. sous forme de lien direct avec le module Contrôle

Remarque: Le texte présent dans la méthode d'exécution dans le module Contrôle est repris automatiquement dans l’étape de la procédure (voir exemple ci-dessous).

​

4. Astuce : dupliquer une procédure

Dupliquer une procédure peut être très utile pour garder la même mise en forme des étapes par exemple.

Certains clients ont une procédure "modèle" qu'ils dupliquent à chaque fois qu'ils doivent en créer une nouvelle. Cela permet notamment de toujours garder les mêmes couleurs, formes, taille des étapes de procédure.

Pour dupliquer une procédure, aller sur la procédure en question puis cliquer sur le bouton Dupliquer.

Attention, le bouton Dupliquer n'est disponible que sur les éléments publiés. (comme ci-dessus)

Les éléments en version de travail OU en validation ne peuvent pas être dupliqués, comme ci-dessous : 

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