Créer facilement une carte des processus

1. Introduction

Pour créer une carte des processus, vous avez besoin des modules Processus et Carte des Processus. Ces deux modules sont liés et fonctionnent ensemble. 

Avant de vous lancer dans la création de la carte des processus, vérifiez que vous avez créé vos processus dans le module du même nom.

2. Créer une carte des processus

Aller dans le module Carte des processus et cliquer sur Nouveau.

Inscrivez le titre de la carte puis choisissez le modèle de droits d’accès. 

Pour créer votre carte, ajoutez des liens vers les processus, des dessins, des images ou d’autres éléments du logiciel Optimiso. 

2.1 Ajouter un dessin

Les dessins vous permettent de structurer votre carte.

Cliquer sur Ajouter un dessin, puis placez-le où vous le souhaitez. À droite, vous pouvez modifier :

1. sa forme

2. sa taille - Vous pouvez également modifier la taille du dessin manuellement avec les points verts autour de la forme

3. sa couleur du fond

4. son contour

Pour ajouter du texte dans votre dessin, double cliquez à l'intérieur. Puis définissez le style du texte à droite. 

Servez-vous des boutons d'organisation pour : 

1. mettre votre dessin à l'arrière/premier plan - très utile si vous superposez des dessins avec des processus et/ou d'autres dessins

2. redimensionner votre dessin

3. tourner de 90° votre dessin vers la gauche/la droite

Astuce : Pour dupliquer un dessin, cliquer dessus + appuyer sur la touche CTRL du clavier + maintenir enfoncé le bouton gauche de la souris + le faire glisser

2.2 Ajouter un lien vers un processus

Recherchez vos processus grâce au filtre. Sélectionnez votre processus et cliquer sur Ajouter.

Placer-le où vous le souhaitez.

Pour appliquer le même style à plusieurs processus, sélectionnez-les en maintenant la touche CTRL du clavier, puis changez ensuite les valeurs dans le panneau de droite.

Voilà la carte des processus complète.

Astuce : Vous pouvez lier des étapes de processus entre-elles en utilisant l'icone de la flèche comme dans l'exemple ci-dessous. 

2.3 Ajouter des images

Le bouton Ajouter une image vous permet d'ajouter votre logo (comme ci-dessous) ou tout autre image venant illustrer votre carte. 

 

Cliquer sur Sélectionner une image pour aller chercher l'image sur votre répertoire. Puis vous pouvez la redimensionner.

Utiliser le bouton À l'arrière plan pour mettre une image en fond d'écran, comme ci-dessous.

2.4 Ajouter du contenu

Faites afficher différentes informations présentes sur la fiche de processus sur la carte des processus grâce au bouton Ajouter contenu.

Ci-dessous nous créons une carte pour détailler le processus Comptabilité et Finances.

Pour cela, cliquer sur Ajouter contenu. Dans le panneau de droite, aller dans la rubrique Contenu de la case. 

Cocher Données d'un élément puis sélectionnez le module Processus.

Recherchez le processus puis sélectionner dans la liste le champ à afficher, ici le champ Description.

Dans l'exemple ci-dessous nous avons répété cette méthode pour afficher d'autres éléments liés au processus Comptabilité et Finances : les documents en entrée et en sortie, le propriétaire, les risques et les indicateurs.

3. Choisir la carte principale

Voyons comment définir la carte des processus qui s'affiche par défaut dans le module.

Allez dans l'affichage en liste puis cliquez sur Définir le principal.

Puis choisissez dans la liste la carte à définir comme le principal.

Une coche s'ajoute à côté de la carte choisie.

4. Lier des cartes de processus

Pour lier des cartes entre elles, utiliser la rubrique Lien vers une carte des processus.

Pour cela, rendez-vous sur la carte principale en mode modification et cliquez sur le processus de deuxième niveau, ici Comptabilité et Finances.

Puis, à droite, ajoutez le lien vers la carte du processus « Comptabilité et Finances » qui a été créée. 

Dorénavant, en cliquant sur le processus Comptabilité et Finances de la carte principale, vous accédez à sa carte détaillée. 

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