Comment gérer les compétences avec Optimiso Suite

Comment gérer les compétences avec Optimiso Suite

0.    Vidéo de présentation

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1.    Introduction

Le module compétences vous permet de répertorier les compétences nécessaires à la réalisation de vos activités et de les attribuer aux différentes personnes et postes de votre organisation.

2.    Créer une nouvelle compétence

Aller dans le module "Compétences" et cliquez sur "Nouveau".


2.1    Compléter les champs

Comme pour chaque module, vous avez les champs référence, titre, droit d’accès et description que vous pouvez compléter (les champs titre et droits d’accès sont obligatoires)

Vous pouvez, comme sur l’ensemble des autres modules, créer jusqu’à 10 champs libres et des catégories permettant de compléter vos informations.


2.2    Renseigner les personnes et le niveau de compétence

1.    Sélectionner une personne dans la liste déroulante

2.    Pour chaque personne, attribuer un niveau de compétence

3.    Indiquer depuis quand la personne possède cette compétence (facultatif)

4.    Indiquer jusqu’à quand cette personne possède cette compétence (facultatif)

5.    Vous avez la possibilité d’ajouter un commentaire à l’évaluation de compétence (facultatif)


Remarque : les vignettes de couleurs ainsi que le texte concernant le niveau peuvent être modifié dans les options. Le code utilisé est mentionné plus bas.

2.3    Effectuer des liens

Vous pouvez lier de manière standard des entités, un élément du module normes et lois ainsi que todo manager.

Les liens vers les éléments actifs, processus, postes, rôles et missions requiert une évaluation ainsi qu’un commentaire. Ce lien représente le niveau de compétence attendu pour tel ou tel poste, rôles, …



3.    Consulter les compétences

Vous pouvez consulter toutes les compétences depuis la vue liste et les filtrer par entité, processus, ou encore à l’aide des catégories. Dans l’exemple ci-dessous, nous pouvons voir la liste de toutes les compétences de type « matériel » et « savoir-faire ».


Une compétence s’affiche comme ci-dessous, avec la vue des différentes personnes, postes, etc…



4.    Rapports

Vous pouvez choisir d’exporter plusieurs  types de rapports :

1.    Un rapport liste, listant sur un fichier excel toutes les compétences crées dans le logiciel

2.    Une matrice pour les éléments personnes, postes, rôles, processus et missions.

3.    Une analyse des écarts de compétences avec le niveau réel et attendu pour chaque personnes.


Quelques exemples de rapports :
Rapport matrice des personnes

Remarque : vous pouvez filtrer les colonnes pour faire apparaître les éléments dont vous avez vraiment besoin.

Rapport analyse des écarts

Pour chaque compétence, vous retrouvez les personnes avec leur niveau actuel et le niveau requis par leur poste ou leur rôle. 

Vous pouvez ainsi comparer le niveau réel de la personne avec le niveau attendu. Cela permet de déceler les éventuels besoins en formation d’un collaborateur par exemple.


Remarque : la colonne niveau requis est calculé en fonction du poste et/ou rôle de la personne. Par exemple, EPI est relié au poste « directeur administratif et financier », qui est relié à la compétence «  gérer les projets » avec le niveau « très bon ».

5.    Astuce - ajout de compétences en masse

Vous pouvez utiliser le bouton « Ajouter les liens suggérés » qui vous permet d’ajouter les compétences liées au poste ou aux rôles de la personne. 



6.    Paramétrage des niveaux de compétence

Voici les niveaux de compétence utilisés dans la formation :



Paramétrage de ces niveaux, à coller dans vos options/section "Skills"/ligne d'option "Levels" :

{

  "id": "EnumParameters",

  "showColors": true,

  "showCaptions": true,

  "rows": [

    {

      "caption": "A acquérir",

      "localizedCaption": null,

      "color": "#FF0000",

      "alert": false

    },

    {

      "caption": "De base",

      "localizedCaption": null,

      "color": "#FF9900",

      "alert": false

    },

    {

      "caption": "Bon",

      "localizedCaption": null,

      "color": "#FFFF00",

      "alert": false

    },

    {

      "caption": "Très bon",

      "localizedCaption": null,

      "color": "#99CC00",

      "alert": false

    },

    {

      "caption": "Expert",

      "localizedCaption": null,

      "color": "#008000",

      "alert": false

    }

  ]

}



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