Découvrez le module Normes et lois d'Optimiso Suite

Découvrez le module Normes et lois d'Optimiso Suite

Grâce au module Normes et lois vous pourrez :

  1. Suivre sereinement les exigences de vos audits externes, notamment en éditant des rapports de conformité
  2. Documenter en un même endroit toutes les normes et lois qui concernent vos activités
  3. Informer vos collaborateurs sur les exigences de votre entreprise

0. Vidéo de présentation


1. Affichage des normes et lois

Dans le module Normes et lois, vous retrouvez toutes les normes et lois qui concernent vos activités.
Il est possible de trier les normes et les lois grâce aux catégories. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons créé une catégorie Type qui permet de regrouper et trier les différents éléments créés.



Remarque : Pour savoir comment créer une catégorie, rendez-vous sur notre formation : Je souhaite créer une catégorie

Dans la vue en liste, nous avons aussi ajouté les champs libres suivants :
  1. Source, ce qui permet de cliquer facilement sur le lien et de retrouver la source officielle de la loi, norme etc,
  2. Etat de conformité, afin de voir facilement l’état de conformité de votre organisation


2. Créer une norme ou une lois

Pour créer un nouvel élément, il suffit de cliquer sur Nouveau.

2.1 Compléter les informations de base

Voici l’exemple de la création de la norme ISO 9001. Il faut compléter les champs : 

  1. Description : expliquer en quelques lignes au collaborateur à quoi correspond cette norme. 
  2. Source : faire un lien vers la source officielle de l'élément créer (lien externe au site Optimiso) ou faire un lien avec le module Documents où se trouve la norme ou la loi (lien interne au site Optimiso). Cf la vidéo de présentation pour plus d'explications.
  3. Juridiction : utile si vous travaillez à l'international. Loi fédérale ? cantonale ? européenne ? USA ? ...
  4. Etat de Conformité : indiquer si l'organisation respecte la loi ou la norme grâce à la liste déroulante


Remarque : vous retrouverez les codes des champs libres sous la formation, au point 5.

Puis, faire les liens avec les autres modules d'Optimiso comme par exemple avec les entités et les processus.


2.2 Détailler avec les chapitres

Pour aller plus dans le détail, vous avez la possibilité dans la partie Chapitres d’aller remettre les points de la loi ou de la norme.

Pour cela, cliquer sur Nouveau à chaque fois que vous changez de point/chapitre.

Dans notre exemple, nous avons renseigné :
  1. Dans la partie de gauche : les exigences de la norme ISO 9001 dans la partie de gauche. Ici, le point numéro 4 (= Référence) concerne le contexte de l’organisme (= Titre). Et en dessous, dans Description, on retrouve en quelques lignes ce qui est demandé par la norme.
  2. Dans la partie de droite : ce qui a été mis en place par l’entreprise pour répondre aux exigences de la norme. Vous avez une zone de texte (= Maîtrise) et une zone de liens (= ajouter un lien) vers tous les autres modules d’Optimiso. 


Voici la vue finale de la norme ISO 9001.



3. Générer les rapports

3.1 Rapport d'un élément

Si on clique sur un élément en particulier, ici la norme ISO 14001, on peut générer le rapport Conformités détaillées.


Vous retrouvez :

  1. le titre de la norme
  2. la description
  3. les informations
  4. les chapitres avec ce qui a été mis en place avec 5. les liens existants.


Remarque : Ce rapport est très utile lorsque vous devez vous préparer à un audit. Il vous permet de refaire un point sur ce qui a été mis en place.


3.2 Rapports depuis la vue en liste

Vous pouvez générer des rapports depuis la vue en liste en cliquant sur le bouton Rapports. 


  1. Le rapport Liste : permet d'obtenir un tableau qui peut être utilisé comme source de veille légale

  1. Le rapport Conformités détaillées : permet d'obtenir tous les éléments à la suite avec leur contenu détaillé.

4. Suivre les évolutions des normes et des lois

Pour assurer le suivi des évolutions des normes et des lois et de s'assurer que le texte renseigné dans Optimiso Suite soit toujours d'actualité, nous vous proposons deux solutions : 
  1. L’utilisation de champs libre à compléter manuellement lors de chaque modification de la loi ou de la norme
  2. L’utilisation des versions de travail 

4.1 Utiliser les champs libres

Dans notre exemple, nous avons créé les champs libres Date de publication de la loi/norme et Dernière validation des données dans Optimiso.


Remarque : vous retrouverez les codes des champs libres sous la formation, au point 5. Pour comprendre comment créer des champs libres, consultez notre formation Paramétrer les champs libres.

4.2 Activer les versions de travail

La seconde solution qui permet de suivre les évolutions des textes est l’activation du mode « avec versions de travail » dans le module Normes et lois. Pour activer le versionnement manuel :

  1. Aller dans les Options  
  2. Trouver la ligne d'option Module item auto-validation (JSON) et cliquer sur le crayon pour modifier
  3. Mettre false à côté du module Law pour activer le versionnement manuel


Grâce à ce mode, vous gérerez donc des versions de travail et des versions publiées ce qui vous donnera l’historique complet de l’évolution des normes et des lois et vous pourrez lancer des flux de validation.

Ci-dessous l'exemple de l'historique des versions sur la norme ISO 9001. 



Ci-dessous, nous avons accès à la version 2008 de la norme (en cliquant sur le numéro 2008 ci-dessus) :



Remarque : Vérifier que l'onglet Versions soit disponible pour les administrateurs :




5. Codes pour le paramétrage des options

Champs libres à paramétrer :

  1.  Source
  2. Juridiction
  3. Etat de conformité
  4. Date de publication de la loi/norme
  5. Dernière validation des données dans Optimiso

Paramétrage des champs libres : 



[ { "index": 0, "caption": { "en": "Source", "fr": "Source", "de": null, "it": null }, "description": null, "type": "tMultiline", "showToCollaborators": true, "showInMain": true, "validators": null, "enumParameters": null }, { "index": 1, "caption": { "en": "Juridiction", "fr": "Juridiction", "de": null, "it": null }, "description": null, "type": "tString", "showToCollaborators": true, "showInMain": false, "validators": null, "enumParameters": null }, { "index": 2, "caption": { "en": null, "fr": "Etat de conformité", "de": null, "it": null }, "type": "tEnum", "showToCollaborators": true, "showInMain": true, "validators": null, "enumParameters": { "id": "EnumParameters", "showColors": true, "showCaptions": true, "rows": [ { "caption": "Non conforme", "localizedCaption": null, "color": "#FF0000", "alert": false }, { "caption": "En cours de conformité", "localizedCaption": null, "color": "#FF9900", "alert": false }, { "caption": "Conforme", "localizedCaption": null, "color": "#008000", "alert": false } ] } }, { "index": 3, "showToCollaborators": true, "showInMain": true, "fieldName": null, "caption": { "en": null, "fr": "Date de publication de la loi/norme", "de": null, "it": null }, "description": null, "type": "tDate", "validators": null, "enumParameters": null, "unit": null }, { "index": 4, "showToCollaborators": true, "showInMain": true, "fieldName": null, "caption": { "en": null, "fr": "Dernière validation des données dans Optimiso", "de": null, "it": null }, "description": null, "type": "tDate", "validators": null, "enumParameters": null, "unit": null } ]




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