Anonymiser les données personnelles dans Optimiso Suite

Anonymiser les données personnelles dans Optimiso Suite

0. Vidéo de présentation




1. À quoi sert l'anonymisation ?

Cette option permet d’effacer toutes les informations personnelles et toutes traces d’une personne dans Optimiso Suite.
Cela peut s’avérer très pratique dans le cadre des nouveaux règlements sur la protection des données : nLPD en Suisse et RGPD en Europe plus largement. 

L'acquisition de cette option nécessite de mettre à jour votre licence. N’hésitez pas à nous contacter !
Nous proposons des offres de conseil pour vous accompagner dans votre démarche de mise en conformité à la RGPD/nLPD.

2. Anonymiser une personne

Attention, l'acte d'anonymiser les données d'une personne est irréversible ! Il sera impossible de revenir en arrière !

2.1 Lors de la suppression d'une personne

Pour anonymiser les données d’une personne, rendez-vous tout d’abord dans le module des personnes.


Puis, allez sur le profil de la personne à anonymiser. Ici, nous prenons le cas de Paola Alveira qui quitte la société.
Cliquez sur Supprimer.


Une fenêtre s’ouvre alors avec trois options:
- Annuler, pour annuler l’action de suppression et revenir en arrière
- Supprimer, pour supprimer le collaborateur sans anonymiser ses données (vous pourrez le faire plus tard)
- Supprimer et anonymiser pour anonymiser les données. Pour rappel, cette action est irréversible. Il ne sera plus possible de retrouver les informations même en cliquant sur l’option « voir les éléments supprimés » 
Cliquer donc sur Supprimer et anonymiser



2.2 Pour une personne déjà supprimée

Dans le cas où vous souhaiteriez anonymiser un collaborateur préalablement supprimé, cliquez sur votre profil et sélectionnez Afficher les éléments supprimés .


Dans le module Personnes, cliquez sur le profil de la personne, ici Anna Muller.



Et enfin, cliquez sur le bouton jaune Anonymiser. Puis encore Anonymiser.
 


2.3 Pour toutes les personnes déjà supprimées

Si vous souhaitez anonymiser les données de TOUTES les personnes déjà supprimées, cliquez sur votre profil et sélectionnez Afficher les éléments supprimés.


Dans le module Personnes, cliquez sur le bouton jaune Anonymiser.



Un message apparait en mentionnant le nom des personnes supprimées qui seront anonymisées. Cliquez donc sur Anonymiser. 


3. Conséquences de l'anonymisation

Après avoir anonymisé les données d'une ou de plusieurs personnes (cf. marche à suivre au point 2), il n'est plus possible de les identifier. 
Ci-dessous l'exemple de l'anonymisation du profil de Paola Alveira.

A. profil de la personne 
Comme on le voit, ses informations telles que prénom, nom, photo, champ libre qui ont été supprimés définitivement.
Son nom et prénom ont été remplacés par Anonymized.



B. tâches de la personne


Plus précisément, le nom et prénom de Paola Alveira ont été anonymisés dans toutes les pages où Paola apparaissait. Ici par exemple dans les mesures d’indicateurs...



... de même pour les contrôles, les missions ou les flux de validation :



C. anciennes versions d'un élément
Les données de Paola ont également été anonymisées dans les anciennes versions des éléments. 




4. Astuce : modifier le vocabulaire

Il est possible d’adapter le vocabulaire une fois les informations anonymisées.
Pour cela, allez dans les options et remplacez le texte dans la ligne d'option "Replacement text for anonymized data". 









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