Quel module utiliser pour automatiser des tâches ? (dès version 2.0)
Note : Cette formation s’applique à la version 2.0 du logiciel et les versions supérieures. Si la version de votre logiciel est inférieure à la 2.0, consulter cette formation.
1. Que signifie "Automatiser une tâche" dans Optimiso Suite ?
Automatiser signifie qu’Optimiso Suite envoie automatiquement un e-mail ou une notification au collaborateur qui doit réaliser la tâche.
Le résultat de cette tâche est ensuite automatiquement enregistré dans le logiciel.
D’autres collaborateurs peuvent être informés si la tâche a été effectuée ou non avec une alerte en fonction du résultat.
Voici les modules qui permettent l'envoi de tâches :
- Contrôles
- Missions
- Indicateurs
- Incidents
- Améliorations
- Todo Manager
Voyons l’utilisation possible depuis chacun de ses modules.
2. Tâches liées aux contrôles
Le module contrôle est principalement utilisé par nos clients dans les projets de Contrôle Interne, ISAE 3402 ou dans le cadre du management des risques.
Le premier objectif est de pouvoir facilement suivre la bonne réalisation des contrôles.
L'affichage Tableau de bord permet de voir, sur une période donnée, si les contrôles ont bien été fait, et quel en est leur résultat.
Ce tableau de bord est obtenu en automatisant les contrôles.
A chaque fréquence définie, le logiciel génère automatiquement une tâche de contrôle à réaliser. Pour le contrôle de la facturation mensuelle par exemple, une tâche à faire sera générée tous les 18 du mois.
Toutes les tâches de contrôles sont enregistrées avec leur résultat.
Le second objectif est de lier ces contrôles avec des risques, afin de pouvoir extraire des matrices.
3. Tâches liées aux missions
Le module des missions est utilisé par nos clients pour créer des fiches de postes.
Certaines missions peuvent être automatisées afin d’assurer un suivi, comme la mission : Etablir les déclarations TVA.
Consulter notre formation spécifique sur la création des cahiers de charge et de fiche de poste dans Optimiso Suite.
4. Tâches liées aux indicateurs
Les tâches liées aux indicateurs permettent de récolter les mesures d’un indicateur et de créer automatiquement un graphique d’évolution. Vous devez définir au préalable une échelle de référence qui déterminera les seuils de couleur pour le graphique.
A chaque fréquence définie, une tâche est créée pour recueillir la mesure de l’indicateur sur une période donnée.
5. Tâches liées aux améliorations et incidents
Les modules Améliorations et Incidents fonctionnent de la même manière. Ils sont utilisés par nos clients dans le cadre de certifications ISO ou pour le suivi du contrôle interne.
Dans cet exemple, le projet d’amélioration est de définir des règles pour la gestion des mots de passe. Et on voit que deux actions équivalentes à des tâches ont été utilisées pour le suivi du projet, et ce grâce au bouton : « ajouter une action ».
Une fois une tâche créée, elle est déclenchée immédiatement et un délai de réalisation est déterminé.
6. Tâches liées à ToDo Manager
Vous pouvez créer des tâches qui ne sont pas liées aux modules contrôle, mission, indicateurs, incidents ou améliorations.
Ces tâches peuvent être crées de plusieurs manières :
1. via le module ToDo Manager
2. via le bouton « + », toujours disponible en haut à droite
3. via le module des Tâches.
Ces tâches peuvent être périodiques, c’est-à-dire qu’elles se déclencheront à chaque fréquence définie.
Les tâches peuvent aussi être déclenchées manuellement.
Vous pouvez également créer des tâches uniques qui seront à effectuer qu’une seule fois. Dans ce cas, la tâche n’est plus modifiable une fois déclenchée et apparait uniquement dans la liste du module des tâches et non dans le module ToDo Manager.
7. Tâches depuis le module Tâches
Le module Tâches vous offre un inventaire de toutes les tâches issues des différents modules.
Vous pouvez filtrer cette liste :
1) Afficher uniquement vos tâches ou toutes les tâches sur lesquelles vous avez le droit de lecture
2) Afficher les tâches selon les échéances
3) Afficher les tâches d'un ou plusieurs modules sélectionné
4) Afficher les tâches d'un état particulier, par exemple pour voir les tâches expirées
Dans cette liste figure aussi toutes les tâches liées à la validation des documents, des procédures ou tout autre module pour lesquels vous avez activé le flux de validation.
8. Synthèse
Voici un tableau récapitulatif pour savoir quel module utiliser pour automatiser vos tâches :
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