Créer un contrôle (dès version 2.0)

​Note : Cette formation s’applique à la version 2.0 du logiciel et les versions supérieures. Si la version de votre logiciel est inférieure à la 2.0, consulter cette formation.

1. Introduction

Un contrôle sert essentiellement à réduire/éliminer un risque et à s'assurer que certaines opérations ont été effectuées

2. Créer un contrôle

Aller dans le module Contrôles puis cliquer sur Nouveau.

2.1 Compléter les informations de base

Compléter les champs suivants :

1.    ajouter une image (facultatif)

2.    cocher / décocher la référence automatique

3.    ajouter une référence (uniquement si la référence automatique est décochée)

4.    mettre un titre (obligatoire)

5.    attribuer un modèle de droits (obligatoire)

6.    ajouter une description du contrôle (nous vous recommandons de ne pas utiliser ce champ mais plutôt Méthode d'exécution)

2.2 Définir les catégories

Cliquer sur Catégories et la liste de toutes les catégories existantes apparaît, puis sélectionner la catégorie applicable.

Consulter la formation Je souhaite créer une catégorie (versions < 2.0), pour créer/modifier une catégorie.

2.3 Définir la méthode d'exécution

Ajouter une méthode d'exécution décrivant comment le contrôle doit être réalisé.

Si le contrôle est lié à une étape de procédure, le texte inscrit dans la "Méthode d'exécution" apparaîtra dans l'étape (voir exemple ci-dessous).

La méthode d'exécution apparaît également dans la tâche que doit compléter la/les exécutant(s) .

2.4 Planifier un contrôle

Sélectionner l'un des trois types de planification. Par défaut, le type non-automatisé est sélectionné.

Pour le paramétrage de l'automatisation, voir la formation Automatiser le suivi d'une tâche pour les types à la demande et périodique.

2.5 Responsabilités

Ajouter la/les personne(s) en charge de la réalisation du contrôle et cocher la/les cases nécessaires.

Il n'est pas possible de saisir un poste ou un rôle. Vous pouvez ajouter ces liens dans la partie Liens.

Pour plus de détails concernant le paramétrage des responsabilités, consulter la formation Automatiser le suivi d'une tâche. 

2.6 Résultats

Définir le nombre de valeurs (résultats), puis décrire les champs que l'exécutant devra remplir ainsi que le type de réponse qu'il devra fournir.

Ces champs seront donc demandé à (aux) exécutant(s).

Cette partie est facultative.

2.7 Liens

Ajouter les différents liens existants avec les autres modules de l'application.

En affichage Liste+Fiche, les contrôles s'affichent en arbre avec les contrôles en amont/en aval. 

3. Comprendre la vue en liste

Une fois vos contrôles créés, vous pouvez les consulter à travers 3 affichages différents :

1. Affichage Liste
   
2. Affichage Tableau de bord
   
3. Affichage en Liste+Fiche
   

Pour plus d’informations sur l’affichage Tableau de bord, consultez notre formation Tableau de bord des contrôles (versions < 2.0). 

Pour savoir comment définir un affichage par défaut, consultez la FAQ. 

La vue en liste communique des informations sur l’Automatisation :

1. prêt : l'automatisation est paramétrée
   
2. arrêté : lorsque la date de fin du contrôle est échue
   
3. incomplet : manque d'une information concernant les exécutants

 Ainsi que le Type de contrôle :

1. périodique : déclenché automatiquement selon la fréquence définie
   
2. à la demande: déclenché manuellement par l'administrateur
   
3. non automatisé: n'utilise pas la fonction todo manager
   

Lors de la création d'un contrôle, si dans la partie Planification le type "non automatisé" est gardé, l'automatisation apparaîtra comme "arrêté".

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