Créer une procédure dans Optimiso (dès version 2.0)

Note : Cette formation s’applique à la version 2.0 du logiciel et les versions supérieures. Si la version de votre logiciel est inférieure à la 2.0, consulter cette formation.

1. Créer le flux d'une procédure

1.1  Introduction

Lorsque vous êtes en mode édition d'une procédure, dirigez-vous dans l'onglet Flux.

1.2  Utilisation des boutons de mise en forme

Les boutons présents à gauche de la page servent à:

1.    Zoomer / dézoomer sur le flux

2.    Réinitialiser le zoom

3.    Adapter la taille du flux à la taille de la page

4.    Annuler / refaire les dernières modifications

5.    Déplacer le point de vue

6.    Sélectionner plusieurs étapes de la procédure à l'aide de la souris

7.    Dessiner automatiquement le flux (il faut utiliser ce bouton avec parcimonie, sa plus grande utilité est lorsque le flux doit être droit)

8.    Renuméroter les étapes

Le bouton numéroter les étapes fonctionne de la manière suivante : il liste les étapes de haut en bas et de gauche à droite (voir exemple ci-dessous).

 

Si vous rajoutez une étape au milieu de votre procédure, cliquer sur ce bouton pour appliquer la bonne numérotation. 

1.3  Ajouter une étape

Il existe deux possibilités pour ajouter une étape:

1.   Cliquer sur Nouvelle étape

2.   Cliquer sur le bouton plus d’une étape, le trait liant les deux étapes se fait automatiquement

Le bouton Ajouter un dessin permet d'ajouter une forme libre à la procédure. Celle-ci peut être liée à une étape de procédure. Les formes libres offrent une possibilité supplémentaire pour améliorer l'aspect visuel de vos procédures.

Toutefois, les dessins ne s'affichent pas en affichage 3 colonnes. 

1.4  Lier des étapes

La liaison s'effectue en deux étapes:

1.    Cliquer sur l'étape de départ

2.    Cliquer sur la flèche et glisser avec la souris vers l'étape de destination

Lors de la 2^ème étape, le clic gauche doit être maintenu lorsque l'on glisse la flèche de l'étape de départ vers l'étape de destination.

1.5  Écrire sur les flèches

Il est également possible d'écrire sur les flèches liant des étapes. Pour cela, il suffit de double-cliquer sur la flèche et d'écrire le texte désiré.

Pour déplacer le texte facilement : cliquez sur le petit carré jaune et, tout en maintenant la touche ALT de votre clavier, déplacer le carré jaune.  

1.6  Supprimer une étape

Pour supprimer une étape, il suffit de cliquer sur la croix présente sous l'étape.

1.7  Définir le style de l'étape

Cliquer sur une étape, puis sur Style.

Pour modifier le style de plusieurs étapes en même temps, il suffit de maintenir la touche Ctrl enfoncée et de sélectionner les étapes les unes après les autres. 

Puis, faites les modifications dans la section Style. 

1.7.1 Modifier la forme en sélectionnant celle voulue

La forme Texte garde uniquement le nom de l'étape sur un fond blanc. Il n'est pas possible de changer ni la couleur de fond ni la couleur du trait.

1.7.2 Modifier la taille de la forme

Il est possible de modifier la taille de la forme en sélectionnant l'un des huit carrés jaune entourant la forme. Vous pouvez aussi modifier la taille dans la section Style.

1.7.3 Changer la couleur du fond

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le champ et une palette de couleur apparaît, puis servez-vous des curseurs pour ajuster la couleur. 

Il est également possible de saisir manuellement le code couleur directement dans le champ (p.ex. #FF0000, correspond à la couleur rouge). Ces codes couleur HTML peuvent être trouvés sur internet.

1.7.4 Modifier la couleur et l’épaisseur du trait entourant la forme

La modification de la couleur fonctionne de la même manière qu'à l'étape précédente. Quant à l'épaisseur du trait, il faut sélectionner une valeur dans la liste déroulante.

L'épaisseur du trait ne peut pas avoir une autre valeur que celles proposées dans la liste.

1.7.5 Mettre en forme le texte dans l'étape

Le texte peut être mis en gras, italique ou souligné. Il est également possible de choisir la taille, la couleur ainsi que le positionnement du texte dans la forme.

1.7.6 Organiser la forme

Cinq boutons sont à disposition pour:

1.    mettre au premier plan une forme lorsque celle-ci en chevauche une autre

2.  mettre à l'arrière plan une forme lorsque celle-ci en chevauche une autre

3.    réinitialiser la taille de la forme

4.    tourner la forme à 90° sur la gauche

5.    tourner la forme à 90° sur la droite

1.7.7 Copier le style d'une forme

Il est possible de copier le style d'une étape (taille, couleurs, forme, ...) afin de l'appliquer à une autre étape.

1. Cliquer sur le pinceau de l'étape dont vous voulez copier le style.

2. Cliquer sur l'étape à laquelle appliquer le style. 

1.8  Définir le style de la flèche

Le style des flèches est également personnalisables. Vous pouvez modifier leur couleur ainsi que leur largeur. 

Pour modifier le style de plusieurs flèches en même temps, il suffit de maintenir la touche Ctrl enfoncée et de sélectionner les flèches les unes après les autres.

Vous pouvez déplacer la flèche grâce aux petits carrés verts.

2. Compléter le contenu d'une étape

2.1 Décrire le contenu d'une étape

Pour décrire une étape et lui lier différents éléments, sélectionnez-la en cliquant dessus. Ainsi, les éléments pouvant lui être liés apparaissent sur la droite de la page.

Pour insérer du texte dans l'étape, double-cliquez à l'intérieur de la forme.

2.2 Responsables

Ce champ permet de spécifier le/les poste(s) ou rôle(s) en charge de la réalisation de l’étape. Le lien se fait directement depuis les modules Postes et Rôles. Par exemple, en saisissant Dir tous les postes comprenant cette suite de lettres apparaissent. Le champ vide à droite du poste/rôle permet d'ajouter une note manuelle.

Le champ vide apparaît uniquement lors de l'ajout du poste/rôle.

Les boutons Nouveau permettent la création rapide d'un poste/rôle qui n'est pas encore présent dans votre site Optimiso Suite.

2.3 Description

Ce champ permet de spécifier les actions à réaliser. Dans l’encadré rouge se trouvent les éléments de mise en forme de texte. Il est par exemple possible de mettre le texte en gras, d'ajouter une couleur de fond, de mettre des puces/numéros, d'ajouter un lien URL ou encore une image.

2.4 Documents en entrée / sortie

2.4.1 Eléments en entrée

Les Eléments en entrée correspondent aux éléments nécessaires à la réalisation de l’étape comme dans le cas présent avec Modèle de contrat commercial A et B et Règlement des ventes.

2.4.2 Eléments en sortie

Les Eléments en sortie sont le résultat de l’étape comme dans l'exemple ci-dessous avec Contrat commercial.

Dans les deux cas ci-dessus, il est possible de saisir manuellement du texte ou de lier un élément existant depuis le module Documents ou le module Actifs. Par exemple, Contrat commercial a été saisi manuellement alors que les trois documents du premier exemple sont directement liés au module Documents et seront accessible en un clic depuis l'étape de procédure.

2.5 Lier des procédures entre elles

Ces champs permettent d'effectuer:

• un lien depuis des étapes d'autres procédures
  
• un lien vers des étapes d'autres procédures
  

2.6 Risques

Ce champ permet d'indiquer un/des risques lié(s) à une étape

1. sous forme de texte

2. sous forme de lien direct depuis le module Risques

2.7 Contrôles

Ce champ permet d’indiquer les contrôles liés à cette étape :

1. sous forme de texte

2. sous forme de lien direct avec le module Contrôle

Le texte présent dans la méthode d'exécution du contrôle lié est repris automatiquement dans l’étape de la procédure (voir exemple ci-dessous).

3. Exporter une procédure

Vous pouvez exporter les procédures en cliquant sur le bouton Rapports puis Fiche (PDF).

Il est possible d'ajouter le logo et de choisir le format d’impression et d’affichage.

Dans les options avancées, vous pouvez afficher des informations complémentaires sur la procédure comme l’objectif et le propriétaire

En exportant le flux, vous aurez le flux de la procédure en première page, puis le détail des étapes sur les pages suivantes : 

En exportant en 3 colonnes, vous aurez tout le détail sur la procédure. 

Si l'export en 3 colonnes est trop petit, nous vous recommandons de modifier le format d'impression en choisissant par exemple A3 paysage.

4. Astuces

4.1 Dupliquer une procédure

Dupliquer une procédure peut être très utile pour garder la même mise en forme des étapes par exemple.

Certains clients ont une procédure "modèle" qu'ils dupliquent à chaque fois qu'ils doivent en créer une nouvelle. Cela permet notamment de toujours garder les mêmes couleurs, formes, tailles des étapes de procédure.

Pour dupliquer une procédure, aller sur la procédure en question puis cliquer sur le bouton Dupliquer.

Attention, le bouton Dupliquer n'est disponible que sur les éléments publiés. (comme ci-dessus)

Les éléments en version de travail OU en validation ne peuvent pas être dupliqués, comme ci-dessous : 

4.2 Créer une procédure en ligne de piscine (swim lane)

Certains clients créent des procédures en ligne de piscine et utilisent l'affichage en flux. 

Grâce au bouton "Ajouter un dessin", vous pouvez ajouter des éléments visuels comme ci-dessous les responsables, les éléments en entrée et les cadres gris. 

Visionnez la vidéo suivante pour découvrir les astuces d'une consultante Optimiso pour rédiger des procédures claires et utiles : lien.

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