Compléter une tâche dans Optimiso (dès version 2.0)

Note : Cette formation s’applique à la version 2.0 du logiciel et les versions supérieures. Si la version de votre logiciel est inférieure à la 2.0, consulter cette formation.

1. Consulter les tâches à faire

Les tâches sont envoyées par e-mail ET sont visibles depuis la page d'accueil Optimiso Suite. 

1.1 Réception depuis l'e-mail 

Dans l'email reçu, vous retrouvez : 

1. Le titre de la tâche à réaliser

2. Le délai de réalisation. La tâche doit être effectuée pour cette date mais un délai supplémentaire est parfois accordé. Ce délai est précisé une fois que vous avez cliqué sur le bouton Compléter.

3. La méthode de réalisation de la tâche. Elle explique comment réaliser la tâche. 

4. Le bouton Compléter

1.2 Réception sur la page d'accueil

Retrouvez toutes vos tâches à faire sur la page d'accueil. 

Cliquer sur la tâche pour la compléter

Le point rouge indique que vous n'avez jamais cliqué sur la tâche. Vous pouvez cliquer sur le point rouge pour le retirer.

2. Compléter une tâche

Après avoir cliqué sur la tâche (depuis la page d'accueil) ou sur Compléter (depuis le mail), une fenêtre s'ouvre. 

1. Répondre aux questions posées. Si certaines apparaissent en rouge, cela signifie qu'elles doivent être obligatoirement complétées.

2. Ajouter des remarques (facultatif)

3. Ajouter une pièce jointe (facultatif)

4. Cliquer sur Effectué et enregistrer.

Une fois la tâche complétée, un e-mail d’information contenant les résultats est envoyé aux personnes définies dans le paramétrage de la tâche.

2.1 Astuce : Enregistrer la tâche en brouillon

Utiliser le bouton Enregistrer brouillon pour sauvegarder les champs complétés et terminer la complétion plus tard.

Le statut de la tâche sera donc "en cours".

Il faudra ensuite revenir sur la tâche pour la terminer et cliquer sur Effectué et enregistrer. 

Le statut de la tâche passera donc en "Effectué".

Tant que la tâche est ouverte/en cours, elle est toujours visible sur la page d'accueil de l'exécutant.

3. Compléter une demande de validation

Vous pouvez être amené à compléter une tâche pour valider une version d'un document ou d'une procédure, par exemple.

Après avoir cliqué sur la tâche (cf. point 1 ci-dessus),

1. Consulter l'élément modifié. Ici, télécharger le document pour le parcourir.

2. Inscrivez un commentaire

3. Charger une pièce jointe (facultatif)

4.  Accepter ou Rejeter la version

L'initiateur du flux sera informé de la réponse. 

Si la version est rejetée par un approbateur, le flux est interrompu. Les prochains approbateurs (si existants) ne recevront donc pas de mail pour valider l'élément. 

Pour suivre l'avancée du flux, aller dans l'onglet Validation.

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