Comment utiliser les matrices de responsabilités (RACI) dans Optimiso Suite ? (dès version 2.0)

Comment utiliser les matrices de responsabilités (RACI) dans Optimiso Suite ? (dès version 2.0)

Info
Note : Cette formation s’applique à la version 2.0 du logiciel et les versions supérieures. Si la version de votre logiciel est inférieure à la 2.0, consulter cette formation.

1.  A quoi sert la méthode RACI ?

La méthode RACI vient des Etats-Unis : Son acronyme signifie :  
R = Responsible (Réalisateur),
A = Accountable (Approbateur),
C = Consulted (est Consulté) et,
I = Informed (est Informé).
 
Cette méthode permet d'indiquer les responsabilités des collaborateurs (qui fait quoi, mais pas le comment), via leur(s) poste(s) ou rôle(s), au sein des différents processus (activités) de l'entreprise ou missions (tâches) des collaborateurs.
La méthode RACI sert à gérer les fiches de postes, les annonces de recrutement, les certificats de travail et les évaluations des collaborateurs.
Le(s) réalisateur(s) (responsible)  est en charge de l'exécution (réalisation) du processus/mission, ce sont les acteurs principaux.
L’approbateur (accountable) est garant du bon déroulement de l’activité/mission. Généralement, il est préférable qu'un seul poste ou rôle soit en charge.
Parfois, des collaborateurs doivent être consultés (consulted) sur la réalisation du processus/mission car ils détiennent une expertise clef dans ce domaine.
Les personnes informées (informed) ne prennent pas part activement au processus/mission, mais elles sont tenues au courant.
A noter que pour certains processus/mission, il n’y a pas nécessairement de collaborateurs qui doivent être consultés et/ou informés.

2.  Comment paramétrer le RACI ?

Afin de paramétrer votre RACI avec Optimiso Suite, il est nécessaire de vous rendre dans les Options dans la section Processes (pour paramétrer le RACI sur les processus) ou Services (pour paramétrer le RACI sur les missions) sous la rubrique Definition of responsibilities (RACI).


Ensuite, il suffit de cliquer sur l'icône "crayon" et de copier-coller le texte en annexe 5.1 Paramétrage du RACI.

3.    Variante possible

Vous pouvez adapter la méthode RACI avec le vocabulaire de votre choix.
Une variante appréciée par nos clients est la méthode GEP :
G = Garant : il est responsable de la mise œuvre et du bon déroulement du processus
E = Exécutant : il est en charge de la réalisation du processus
P = Participant : il peut, sur demande, intervenir dans la réalisation du processus

Exemple avec la méthode GEP:
Le Responsable comptabilité est garant du processus et doit s'assurer du contrôle et que l'envoi des factures est réalisé. L'assistant comptable doit réaliser l'établissement et de l'envoi des facture. Le collaborateur administratif participe au processus en réalisant la mise sous pli des factures.

 

4.   Edition des rapports

Optimiso Suite permet l'édition de matrices par rôles et/ou par postes.

Vous pouvez ensuite choisir :
- D'éditer la matrice par Rôle ou pas Poste :
  La matrice par rôles permet d'identifier rapidement les responsabilités de chacun des rôles vis-à-vis des processus (activités) de l'entreprise.
  La matrice par postes permet d'identifier rapidement les responsabilités de chacun des postes vis-à-vis des processus (activités) de l'entreprise.
- De Masquer les liens vides : l'export contiendra uniquement les postes et rôles qui sont utiliser dans le RACI des processus.
- D'exporter les processus En arbre : cela permet de voir les liens entre les processus. En le cochant, vous obtiendrez une liste avec les lien entre les processus de niveau 1 et 2.


Exemple de matrice en cochant les 4 cases :

5.    Annexes

5.1. Paramétrage du RACI

Info
[
  {"caption": {
      "en": "R",
      "fr": "R",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "description": {
      "en": "Responsible",
      "fr": "Réalise",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "type": "tBool",
    "showToCollaborators": true,
    "showInMain": false
  },
  {"caption": {
      "en": "A",
      "fr": "A",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "description": {
      "en": "Accountable",
      "fr": "Responsable",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "type": "tBool",
    "showToCollaborators": true,
    "showInMain": false
  },
  {"caption": {
      "en": "C",
      "fr": "C",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "description": {
      "en": "Consulted",
      "fr": "est Consulté",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "type": "tBool",
    "showToCollaborators": true,
    "showInMain": false
  },
  {"caption": {
      "en": "I",
      "fr": "I",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "description": {
      "en": "Informed",
      "fr": "est Informé",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "type": "tBool",
    "showToCollaborators": true,
    "showInMain": false
  }
]


5.2. Paramétrage du GEP

Info
[
  {"caption": {
      "en": null,
      "fr": "G",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "description": {
      "en": null,
      "fr": "Garant",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "type": "tBool",
    "showToCollaborators": true,
    "showInMain": false
  },
  {"caption": {
      "en": null,
      "fr": "E",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "description": {
      "en": null,
      "fr": "Exécutant",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "type": "tBool",
    "showToCollaborators": true,
    "showInMain": false
  },
  {"caption": {
      "en": null,
      "fr": "P",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "description": {
      "en": null,
      "fr": "Participant",
      "de": null,
      "it": null
    },
    "type": "tBool",
    "showToCollaborators": true,
    "showInMain": false
  }
]


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