Annoncer et suivre un incident ou une amélioration

Annoncer et suivre un incident ou une amélioration

1.  Signaler un incident/amélioration

1.1 Signaler un incident

Cliquer sur le + en haut à droite de la page, puis sur Signaler un incident.


Une nouvelle page apparaît. Saisir les informations suivantes :

1. Un titre

2. La/les catégorie/s relative/s à l'incident

3. La date et l'heure de l'incident

4. Une description de l'incident

5. Les solutions proposées - ce champ a été ajouté sous forme de champ libre

6. Les informations complémentaires, soit les Entités, Personnes et/ou Processus liés à l'incident

7. Un fichier ou une photo


      Puis, Enregistrer.
  
Remarque: seuls les champs Titre et Date de l'incident sont obligatoires.

1.2 Signaler une amélioration


Cliquer sur le + en haut à droite de la page, puis sur Proposer une amélioration

Une nouvelle page apparaît. Saisir les informations suivantes :

1. Un titre

2. La/les catégorie/s relative/s à l'amélioration

3. Une description de l'amélioration

4. Les informations complémentaires, soit les Entités, Personnes et/ou Processus liés à l'amélioration

5. Un fichier ou une photo


 2. Les états d'avancement

Il existe quatre états d'avancement d'un incident ou d'une amélioration :
  1. Créé : un collaborateur a signalé un incident ou proposé une amélioration
  2. Accepté : l'incident ou l'amélioration a été accepté par un administrateur, il est en cours de traitement
  3. Refusé : l'incident ou l'amélioration a été refusé par un administrateur et ne sera pas traité
  4. Fermé : l'incident ou l'amélioration est clôturé par un administrateur

3. Traiter un incident/amélioration

3.1 Accepter ou refuser un incident/amélioration

Se rendre dans le module et cliquer sur la référence ou le titre d'un incident/amélioration ouvert.

  
Une pastille rouge à gauche de la référence est visible lorsqu'un nouvel incident a été saisi et que l’utilisateur n’en a pas pris encore connaissance.   
Remarque: seuls les personnes ayant le droit Changer l'état d'une amélioration/d'un incident peuvent changer l'état d'avancement.

Cliquer Accepter ou Refuser l'incident. Si l'incident est refusé, il est clôturé et un message optionnel peut être saisi. S'il est accepté, l'incident doit être traité.
      

3.2  Saisir le traitement

Deux méthodes sont possibles pour traiter un incident/amélioration :
  1. Décrire le traitement avec du texte dans un champ dédié.
  2. Lancer des actions(via une tâche) à réaliser auprès des collaborateurs.


Saisir le traitement sous forme de texte

Cliquer sur Modifier.
      

Dans la section Traitement, saisir la description de la résolution de l'incident, puis cliquer sur Enregistrer.
      
 
Le texte saisi dans la section Traitement apparaît maintenant dans l'onglet Traitement.
      
 

Saisir le traitement en créant une tâche

Dans l'onglet Traitement, cliquer sur Ajouter une action.
      
     
 Une nouvelle page apparaît. Saisir les informations suivantes :
  1. La date jusqu'à laquelle l'action pourra être effectuée
  2. Le titre de l'action
  3. La description de l'action à réaliser
  4. La/les personne/s en charge de la réalisation de l'action
  5. Le/les champ/s qui devra/ont être rempli/s lors de la réalisation de l'action
      Puis, Enregistrer.
  
Remarques:
1. Il est important d'être le plus précis possible dans le titre de l'action, car celui-ci sera l'objet de l'e-mail que l'exécutant recevra. Pour plus de détails concernant le paramétrage d'une action, veuillez vous référer à la formation Automatiser une tâche.
2. Le bouton Ajouter une action est actif uniquement lorsque l'incident ou l'amélioration a été Accepté.

3.3 Clôturer l'incident

Une fois l'action complétée ou le traitement effectué, clôturer l'incident/amélioration en cliquant sur Clôturer. La date de clôture apparaît sur la page principale des incidents et des améliorations.

      
      
Remarque : un incident/amélioration peut être ré-ouvert si nécessaire.


4. Rapport

Vous pouvez exporter la liste des incidents/améliorations depuis le bouton rapport :


5. Notification

Lors de la création d'un incident/amélioration vous pouvez paramétrer d'être informé par mail.
Aller dans les Options puis sur l'onglet Notifications.


Cliquer sur le crayon pour modifier le paramétrage

Ajouter les mails des personnes qui vont être informées par mail, dès qu'un incident/amélioration est créé dans Optimiso.

6. Astuces

Penser à paramétrer vos catégories pour trier plus facilement vos incidents/améliorations.
Exemple de catégorie :

Remarque : Pour savoir comment paramétrer vos catégories, consulter notre formation.

Penser à utiliser les champs libres pour ajouter des informations utiles pour votre fonctionnement.
Exemple, ajout du champ libre "priorité" :


Exemple champs libres dans le module incident :

Remarque : Pour savoir comment paramétrer vos champs libres, consulter notre formation