Présentation globale d'Optimiso Suite pour un utilisateur ayant des droits de création/modification

Présentation globale d'Optimiso Suite pour un utilisateur ayant des droits de création/modification

 

1.     Introduction

Pour savoir si vous avez des droits de création/modification, aller dans un module et vérifier si vous avez le bouton Nouveau qui s'affiche.

Vous pouvez également vérifier en allant sur votre page et soit :
- cliquer sur Accès utilisateur et vérifier si vous avez un profil Administrateur ou Editeur (licence 3 types d'utilisateur et version >1.22 d'Optimiso)
- dans les liens, vérifier si vous avez un rôle Administrateur Optimiso (licence 1 type d'utilisateur)

2.     Vues disponibles


Il est possible de modifier la vue que l’on souhaite avoir sur les modules, il suffit de :
1.    Cliquer sur le nom d'utilisateur
2.    Sélectionner une ou plusieurs des trois vues



2.1.  Vue éditeur

La Vue éditeur est activée par défaut. Elle permet de voir et de modifier les données de chaque module. Lorsqu'il se trouve sur l'interface d'un module, l'utilisateur voit quatre boutons  :
1.    Le bouton Nouveau pour créer un nouvel élément
2.    L’indication d’une révision qui nécessite une validation
3.    L’indication qu’une version de travail est en cours
4.   L'indication qu'une version de travail est en cours de validation. 

2.2.  Autoriser les corrections

L'option Autoriser les corrections permet d’effectuer des modifications (révisions) directement sur une version validée, sans être obligé de créer une nouvelle version de l’élément.



Cette option fait apparaître le bouton Corriger la version dans les modules Procédures et Documents uniquement et seulement s’ils sont en versionnement manuel.


2.3.  Afficher éléments supprimés

Cette vue permet de voir et de consulter les éléments qui ont été supprimés dans l'ensemble des modules excepté la Carte des processus.



Les éléments supprimés sont identifiables grâce à l’icône de la corbeille dans la colonne Effacé. Ci-dessous, un exemple de rôles supprimés.



3.     Naviguer dans les modules

3.1.  Naviguer sur les différents modules

Pour naviguer sur des modules non visibles, cliquer sur le damier bleu.



3.2.  Les boutons d’action pour les modules avec version de travail


Pour les modules avec version de travail, à savoir les modules Documents et Procédures, il existe deux types de versions :
  1. Les versions publiées, elles sont visibles par l'ensemble des collaborateurs
  2. Les versions de travail, elles sont en cours de création ou de modification

Sur la version publiée d'un élément, une procédure par exemple, il existe quatre boutons d’action :
1.    Créer une version de travail permet de créer une nouvelle version pour apporter des modifications à l'élément
2.    Dupliquer crée une copie de l'élément. Il est très utile pour gagner du temps dans la création d’un élément similaire à un autre
3.    Supprimer. A noter que l'élément reste tout de même consultable (voir 2.3)
4.   Fiche PDF permet d'imprimer l'élément
 


Sur la version de travail d’un élément, il existe cinq boutons d’action :
1.    Modifier l'élément
2.    Valider la version (voir formation La gestion des versions dans Optimiso Suite)
3.    Effacer la version, c'est-à-dire uniquement la version de travail
4.    Supprimer toutes les versions, c'est-à-dire la version publiée et la version de travail
5.    Fiche PDF permet d'imprimer la version de travail



Remarque : Lorsqu'il existe une version de travail et une version publiée, il n'est pas possible de supprimer uniquement la version publiée.

3.3.  Les boutons d’action pour les modules sans version de travail


Pour ces modules, excepté Organigramme, il existe quatre boutons d’action :
1.    Modifier, afin d’apporter des modifications sur l’élément
2.    Dupliquer, pour créer une copie
3.    Supprimer l'élément
4.    Rapports permet d'éditer différents rapports au format Word ou Excel
5.    Dans le module Personnes : Définir l'identifiant permet de définir un nom d'utilisateur et un mot de passe



Remarque: Le bouton Définir l'identifiant n'est pas présent si vous disposez de l'authentification SSO.

3.4.  Les boutons d’action pour le module Organigramme


L'administrateur dispose de deux boutons supplémentaires par rapport à un utilisateur ou un lecteur.
1.    Nouveau, pour créer un nouvel organigramme (multi-niveaux)
2.    Modifier, pour apporter des modifications au dessin de l'organigramme



Remarque: Ces boutons ont les mêmes fonctionnalités dans la Carte de processus.
Pour créer et modifier un organigramme, vous pouvez consulter créer un organigramme

4.     Spécificités


4.1.  L'onglet Versions


L’onglet Versions montre l’historique des modifications effectuées sur l'élément.
  1. La colonne Numéro affiche les versions pour les éléments en versionnement manuel
  2. La colonne Révision affiche tous les enregistrements effectués pour les éléments en versionnement automatique ou les enregistrements effectués avec l’option Autoriser les corrections pour les éléments en versionnement manuel
Il suffit de cliquer sur les numéros pour accéder aux anciennes versions ou révisions.



Sur cette même page figure l'historique des logs qui permet de voir quel utilisateur a effectué quelle action (publier, modifier, créer, rejeter la revue) et à quel moment.



Remarque : Le bouton « … » affiche dans une nouvelle fenêtre les détails de l'opération.

4.2.  Les codes couleurs des bandeaux


Des codes couleurs ont été établis afin de différencier sur quelle version d’un élément on se trouve.

Par exemple, lorsque l’on est sur :
  1. La version validée, le bandeau est gris



  1. La version de travail, le bandeau est bleu



  1. La version en cours de validation, le bandeau est orange



  1. L’élément supprimé, le bandeau est noir

Remarques : Les éléments supprimés sont uniquement consultables mais ne peuvent pas être réactivés. Les éléments en cours de validation ne peuvent plus être modifiés avant que la version soit publiée ou refusée.


L’élément archivé, le bandeau est marron



 





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