Optimiso Group SA
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            Comment utiliser les matrices de responsabilités (RACI) dans Optimiso Next ?


            1.    A quoi sert la méthode RACI ?

            La méthode RACI vient des Etats-Unis. Son acronyme signifie :  
            R = Responsible (Réalisateur),
            A = Accountable (Approbateur),
            C = Consulted (est Consulté) et,
            I = Informed (est Informé).
            Cette méthode permet d'indiquer les responsabilités des collaborateurs (qui fait quoi mais pas le comment), via leur(s) poste(s) ou rôle(s), au sein des différents processus (activités) de l'entreprise.

            La méthode RACI sert à gérer les fiches de poste, les annonces de recrutement, les certificats de travail et les évaluations des collaborateurs.
            Le(s) réalisateur(s) (responsible) du processus sont en charge de l'exécution (réalisation) du processus, ce sont les acteurs principaux du processus.

            L’approbateur (accountable) du processus est garant du bon déroulement de l’activité. Généralement, il est préférable qu'un seul poste ou rôle soit en charge du processus.

            Parfois, des collaborateurs doivent être consultés (consulted) sur la réalisation du processus car ils détiennent une expertise clef dans ce domaine.

            Les personnes informées (informed) ne prennent pas part activement au processus, mais elles sont tenues au courant de l'évolution de l'activité.
            A noter que pour certains processus, il n’y a pas nécessairement de collaborateurs qui doivent être consultés et/ou informés.

            Exemple de RACI pour le processus "Facturation clients"


            Exemple de RACI pour le processus "Gestion financière"

            A noter que les rôles "R" et "A" peuvent se cumuler. Ici, le Directeur administratif et financier possède les deux rôles simultanément.

            2.    Comment paramétrer le RACI ?

            Afin de paramétrer votre RACI avec Optimiso Next, il est nécessaire de vous rendre dans les Options dans l'onglet Processes sous la rubrique Definition of responsibilities (RACI).

            Ensuite, il suffit de cliquer sur l'icône "crayon" et de copier-coller le texte qui se trouve dans le point « 5. Annexes », Paramétrage du RACI.

            3.    Variante possible

            Vous pouvez adapter la méthode RACI avec le vocabulaire de votre choix.


            Une variante utilisée par Optimiso Group SA est la méthode GEP :
            G = Garant. Il est responsable de la mise œuvre et du bon déroulement du processus
            E = Exécutant. Il est en charge de la réalisation du processus
            P = Participant. Il peut, sur demande, intervenir dans la réalisation du processus
            Exemple avec la méthode GEP:

            Le Responsable comptabilité est garant du processus. Il doit s'assurer que le contrôle des factures a été effectué et qu’elles ont bien été envoyées dans le délai imparti.
            L'Assistant comptable doit réaliser l'établissement et l'envoi des factures.
            Le Collaborateur administratif participe au processus en réalisant la mise sous pli des factures.

            4.    Edition des rapports

            Optimiso Next permet l'édition de matrices par rôles ou par postes.

            4.1. Matrice RACI par rôles

            La matrice par rôles permet d’identifier rapidement pour chaque rôle, le processus dans lequel il intervient et quelles sont ses responsabilités.


            4.2. Matrice RACI par postes

            La matrice par postes permet d'identifier rapidement pour chaque poste, le processus dans lequel il intervient et quelles sont ses responsabilités.


            4.3. Fiche de poste avec le RACI



            5.    Annexes

            5.1. Paramétrage du RACI

            [
              {"caption": {
                  "en": "R",
                  "fr": "R",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "description": {
                  "en": "Responsible",
                  "fr": "Réalise",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "type": "tBool",
                "showToCollaborators": true,
                "showInMain": false
              },
              {"caption": {
                  "en": "A",
                  "fr": "A",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "description": {
                  "en": "Accountable",
                  "fr": "Responsable",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "type": "tBool",
                "showToCollaborators": true,
                "showInMain": false
              },
              {"caption": {
                  "en": "C",
                  "fr": "C",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "description": {
                  "en": "Consulted",
                  "fr": "est Consulté",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "type": "tBool",
                "showToCollaborators": true,
                "showInMain": false
              },
              {"caption": {
                  "en": "I",
                  "fr": "I",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "description": {
                  "en": "Informed",
                  "fr": "est Informé",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "type": "tBool",
                "showToCollaborators": true,
                "showInMain": false
              }
            ]

            5.2. Paramétrage du GEP

            [
              {"caption": {
                  "en": null,
                  "fr": "G",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "description": {
                  "en": null,
                  "fr": "Garant",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "type": "tBool",
                "showToCollaborators": true,
                "showInMain": false
              },
              {"caption": {
                  "en": null,
                  "fr": "E",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "description": {
                  "en": null,
                  "fr": "Exécutant",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "type": "tBool",
                "showToCollaborators": true,
                "showInMain": false
              },
              {"caption": {
                  "en": null,
                  "fr": "P",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "description": {
                  "en": null,
                  "fr": "Participant",
                  "de": null,
                  "it": null
                },
                "type": "tBool",
                "showToCollaborators": true,
                "showInMain": false
              }
            ]


            Mise à jour : 19 Jul 2018 04:55 AM
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